Yrityskokouksen esityslistalla käytetään tärkeitä asioita, joista keskustellaan kokouksessa. Tämä asiakirja antaa kaikille osallistujille mahdollisuuden valmistautua riittävästi kokouksen aiheisiin.
Yrityskokouksen asialistalla on vastattava tiettyihin kysymyksiin: Mikä aihe on keskustelua varten? Miksi siitä pitäisi keskustella? Kuka osallistuu keskusteluun? Kuka vastaa tietyistä aiheista? Kuinka kauan aiheesta keskustellaan?
Tarvittavat kohteet
-
Tietokone
-
Tekstinkäsittelyohjelma
Luo uusi asiakirja, jossa on kokousohjelman nimi ja tiedostonimi. Sinun kannattaa ehkä muotoilla tiedostosi tällä tavalla: Kokous Agenda_YYYY_MM_DD. Tällä tavoin, kun tarkastelet kansioita, jokin erityinen asialista on helppo löytää.
Syötä kokouksen päivämäärä, paikka ja kokouksiin osallistuvien henkilöiden nimet. Nämä tiedot osoittautuvat ratkaiseviksi etenkin tietyn aiheen, hankkeen tai ongelman etenemisen seurannassa.
Luo taulukko, jossa on 5 saraketta, jonka otsikko on ”Kokouksen ajankohta”.
Kirjoita ensimmäiseen sarakkeeseen otsikko ”Aihe”. Sitten anna jokainen keskusteltava kokousaihe.
Näppäile “Tavoitteet / tavoitteet” toisen sarakkeen otsikkona. Ilmoita hyvin lyhyesti kunkin aiheen haluttu lopputulos kokouksen aikana.
Kirjoita kolmanneksi sarakkeen nimeksi “Team”. Huomaa ihmiset, jotka ovat vastuussa aiheen esittämisestä tai puhumisesta sen puolesta. Jos aiheessa on tiimijohtaja, muista myös se.
Näppäile "Strategia" neljännen sarakkeen otsikkona. Listaa, miten aiot käsitellä aihetta. Esimerkkejä ovat "aivoriihi" ideoiden tuottamiseksi, "tarkastelu" valitun tuloksen tai hankkeen ylittämiseksi, "päätös", jos päätös on tehtävä, tai "tieto", jos yleistä tietoa on jaettava.
Kirjoita viides sarakkeen otsikko “Time”. Ilmoita, kuinka monta minuuttia jokaiselle aiheelle annetaan keskustelua varten. Tämä on välttämätöntä, jotta kokoushuoneessa säilytettäisiin hyvä ajatustenkulku ja järjestettäisiin kokouksenne rakenne.
Tallenna asiakirja, kun olet syöttänyt kaikki tunnetut tiedot kullekin riville.
vinkkejä
-
Taulukko on vain perus tapa järjestää aiheita keskustelua varten. Voit vapaasti muotoilla liiketoimintakokouksen esityslistan eri tavalla, kunhan kaikki sisältyvät.
On tärkeää myöntää riittävästi aikaa keskustella valituista aiheista, mutta ei liikaa aikaa, muuten keskusteluissa on tapana jatkaa. Kysy esittelijöiltä, kuinka paljon aikaa heidän on esitettävä aiheistaan.
Varmista, että kokoukseen osallistuvat saavat esityslistan vähintään päivää ennen ehdotettua kokousta. Tämä antaa kaikille aikaa valmistautua ja tarvittaessa tehdä muutoksia esityslistaan.
