Jos haluat tehdä jotain oikein, kirjoita hyvä normaali toimintatapa tai SOP. Hyvin kirjoitettu vakiotoimintakäsikirja auttaa yrityksiä toimimaan tehokkaasti ja johdonmukaisesti kertomalla työntekijöille, miten tärkeitä menettelyjä on tehtävä oikein. Laadun ja johdonmukaisuuden säilyttäminen helposti ymmärrettävien, vaiheittaisten ohjeiden avulla voi myös tarjota etuja, kuten tuottavuuden lisääminen, jätteiden poistaminen ja työpaikkojen aiheuttamien vammojen vähentäminen. SOP-käsikirja voi auttaa yrityksiä noudattamaan määräyksiä ja parantamaan myös työntekijöiden koulutusta.
Vaihe 1: Valitse SOP: t
Tunnista menettelyt, joiden pitäisi olla standardoituja, kuten osien kokoaminen tuotteeseen tai asiakkaan valituksen käsittely. Keskitä jokainen SOP yhteen toimintaan. Kirjoita vain menettelyistä, joita tiedät oikein. Tai etsi joku, joka on pätevä, jotta he voivat näyttää sinulle, miten tehdä menettelyt. Kokoa kaikki tarvittavat tiedot.
Vaihe 2: Valmistaudu kirjoittamaan
Anna jokaiselle SOP: lle merkityksellinen otsikko, kuten ”Kuinka koota tuote” tai ”Miten käsitellä asiakassovellusta”. Sisällytä tarvittaessa SOP-numerot tai -luokat, kuten ”SOP - Tuotanto - Kokous” tai ”SOP - Asiakaspalvelu - valitusten käsittely”. ”Näin voit ryhmitellä asiaan liittyviä menettelyjä työntekijöille. Piirrä karkea vuokaavio prosesseista vahvistaaksesi, että sinulla on kaikki tiedot ja että se on oikeassa järjestyksessä. Keskity työntekijään, joka suorittaa menettelyn lähestymistapaa valmistellessasi.
Vaihe 3: Standardoi osiot
Kuvaile SOP-ohjeet. Jokaisessa SOP: ssä tulisi olla seuraavat kohdat:
- ylätunniste
- Tarkoitus
- laajuus
- Viitteet
- Määritelmät
- vastuut
- menettely
- liitteet
- Tarkistushistoria
- Hyväksynnän allekirjoitukset
Vaihe 4: Yksityiskohtaiset menettelyt vaiheittain
Hajota jokainen toimenpide askel askeleelta siinä järjestyksessä, missä ne on tehtävä. Aloita tärkeimmistä vaiheista, kuten "Hae tuotteen osat" tai "Vastaa puhelimeen." Sitten rikkoa ne pienempiin vaiheisiin, kuten "Vahvista, että jokainen osa on oikea", tai "Esitä itsesi ja kiitä asiakasta soittaessaan. ”
Vaihe 5: Kirjoita kukin SOP
Kirjoita yksinkertaisesti. Käytä pieniä sanoja ja lyhyitä lauseita. Laita tärkein ajatus ensin. Seuraa yksityiskohtia. Käytä toiminta-verbejä ja aktiivista ääntä. Vältä epäselvyyttä ja sekaannusta. Älä käytä lyhenteitä, lyhenteitä tai ammattikieltä.
Vaihe 6: Alusta SOP: t johdonmukaisesti
Jokainen SOP on kirjoitettava samalla fontilla ja kirjasinkoolla. Rikki pitkät kohdat lyhyiksi. Käytä pisteitä pisteiden sijasta. Lisää visuaalisia apuvälineitä, kuten vuokaavioita. Korosta tärkeät tiedot, kuten lihavoitu tai kursivoitu.
Vaihe 7: Arvioi kunkin SOP: n tehokkuus
Tarkista SOP-arvot luettavuudesta, luettavuudesta ja ymmärrettävyydestä.
- Luettavuus: Onko tyyppi tarpeeksi suuri ja helppo lukea?
- Luettavuus: Ovatko ohjeet yksinkertaisia? Vai onko pöytäkirjoilla enemmistö monimutkaisia käsitteitä ja hämmentäviä sanoja?
- Ymmärrettävyys: Onko lukija perehtynyt siihen, mitä heidän tarvitsee tietää toimiakseen oikein?
Vaihe 8: Tarkista, tarkista ja hyväksy
Pyydä menettelyjä suorittavia työntekijöitä tarkastelemaan SOP: ita vahvistamaan, että he ymmärtävät kaiken. Pyydä myös työntekijöitä, jotka eivät tunne SOP-ohjeiden lukemisen menettelyjä. Lukijan ei pitäisi tehdä menettelyä tietääksensä, miten se on tehty. Pyydä samoja lukijoita tarkistamaan kaikki muutokset, kunnes ne ovat hyväksyttäviä. Johtajien, joiden tehtävänä on varmistaa SOP: iden noudattaminen, on allekirjoitettava ne ennen niiden vapauttamista.
Liiketoiminnassa toimivat yhtenäiset järjestelmät. Standardikäyttötoimintakäsikirjan luominen varmistaa, että jokainen työntekijä seuraa jokaisen järjestelmän vaihetta samalla tavalla, joka kerta.
