Normaalikäytäntöjen kirjoittaminen. Standardikäyttömenettely tai "SOP" on asiakirja, joka sisältää ohjeet tehtävän suorittamisesta. Se varmistaa, että rutiinityöt suoritetaan turvallisesti ja sovellettavien määräysten mukaisesti. Voit kirjoittaa arvovaltaisen toimintakäsittelyn noudattamalla näitä ohjeita.
Pyydä työntekijöitä, jotka käyttävät SOP: ia, antamaan tietoja siitä, miten työ tulisi suorittaa. Odota, että asiakirja lähtee useista luonnoksista ennen kuin lopullinen voidaan luoda. Pyydä työntekijöitä itse tarkistamaan luonnoksia lisäehdotuksia varten.
Valmistele ensimmäinen luonnos. Luonnoksessa olisi kartoitettava kaikki tarvittavat menettelyn vaiheet. Määritä, voidaanko suuria vaiheita jakaa pienempiin vaiheisiin. Luo yksinkertainen vuokaavio, joka on arvokas ensimmäinen luonnos.
Kirjoita ensimmäinen sivu, jossa on lyhyt esittely, jossa kerrotaan koko työstä. Näin työntekijöiden, jotka yleensä lukevat ja suorittavat yhden askeleen kerrallaan, täytyy esikatsella työtä alusta loppuun ennen alkua.
Valmistele otsikko ensimmäiselle sivulle. Siihen on sisällyttävä yrityksen nimi ja liiketoimintayksikön logo, asiakirjan nimi, luomispäivämäärä ja erityinen asiakirja numero, jonka asiakirjojen hallintahenkilöstö antaa. Sisältää myös muutoksen hallinnan tuottaman numeron.
Luo taulukko suoraan otsikkoon, jonka otsikko on "Historia ja hyväksynnät". Sisällytä sarakkeet SOP: n myöntämispäivämäärään, kuvaus SOP-alullepanijalle, osastopäällikölle ja laadunvalvontaviranomaiselle tehtävistä muutoksista ja allekirjoituksista. Muutosten kuvauksessa tulisi lyhyesti tiivistää muutokset, jotka on tehty SOP: iin sen perustamisen jälkeen. Jokaisen tarkistuksen on oltava allekirjoittajan allekirjoittama.
Aloita toinen sivu SOP: n tarkoitusta varten. Sisällytä sen soveltamisala, asiakirjan sisältö, SOP: ssa käytettyjen termien tai lyhenteiden määritelmät, menettelyyn osallistuvan henkilöstön vastuut ja viittaukset asiakirjoihin, joihin SOP on vedonnut, kuten kauppastandardit.
Lopeta SOP kuvaamalla menettely lyhyissä vaiheissa. Käytä yksinkertaista kieltä ja välttää kuvailemasta useita vaiheita samassa lauseessa. Kun tehtävä on ollut yksityiskohtainen, päivitä asiakirja ja varmista, että asianomainen sääntelyviranomainen allekirjoittaa sen. Lähetä SOP sähköpostitse asiakirjanhallintaosastolle ja johtajalle, joka vastaa menettelyn toteuttamisesta.
