Vuosisatojen ajan sopimuksista on tullut yleinen tapa luoda oikeudellisesti sitova sopimus kahden osapuolen välillä. Sopimusten hallinnointi käsittää sellaisten yhteisöjen, kuten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden, toimittajien tai henkilöstön, välisten suhteiden hallinnoinnin. Menettelyihin sisältyy yksityiskohtaisia tietoja siitä, miten neuvotella, toteuttaa, lopettaa ja uusia.
Menettelyelementit
Sopimusjohtamisen tavoitteena on maksimoida voitto ja minimoida riski. Selkeästi määritellyt menettelyt helpottavat osapuolten välistä koordinointia. Kaupallisiin sopimuksiin sisältyvät laskut, ostotilaukset ja kumppanuussopimukset. Toteuta sopimushallintamenettelyjä tietokoneohjelmistoja käyttäen tai yksinkertaisesti dokumentoitu käsikirjaksi.
Menettelyissä on määriteltävä, miten tarjottuja tuotteita tai palveluja koskevat vaatimukset on määritelty. Sopimusehtojen noudattaminen muodostaa usein perustan laadun määrittämiselle. Liiketoimintakysymysten muuttuminen aiheuttaa muutoksia sopimuksiin, kuten sopimusten hallintamenettelyt sallivat. Laita kattavat sopimushallintamenettelyt käyttöön, jotta riidanalaisten laskujen ja maksamatta olevien velvoitteiden syntyessä ne ratkaistaan nopeammin, koska sopimuksesi ovat vankat.
Varmista, että noudatat sääntöjä ja määräyksiä, jotka koskevat sopimuskieliä sekä asianomaisten henkilöiden oikeuksia ja velvollisuuksia. Kun yksinkertainen kädenpuristus katsottiin oikeudellisesti sitovaksi, nykyaikaiset yritykset luottavat nyt useisiin oikeudellisiin asiakirjoihin liiketoimintaa varten. Asiakirja, jolla voidaan luoda neljä päätyyppiä sopimuksista: kiinteä hinta, kustannuksia korvaava, osittain määritelty ja kirjeenvaihto. Sopimusten laatimista ja hallintaa koskevat menettelytavat kunkin tyypin osalta olisi mainittava, miten hinta on lueteltu, määriteltävä soveltamisala, määritettävä toimitusaikataulu, arvioitava kunkin osapuolen riski ja kuvattava mahdolliset liikesuhteet (tarvittaessa).
Valmistaudu eri skenaarioiden käsittelyyn. Kiinteähintaisten sopimusten osalta lisämenettelyissä olisi määriteltävä lieventävät olosuhteet, kuten sopimuksen kirjoittaminen, jos materiaalien tarkka määrä ei ole tiedossa tai toiminta ulottuu pitkään. Jotkut teollisuudenalat, kuten rakennusteollisuus, sisältävät kannustimia sopimuksiin toiminnan tehostamiseksi. Kustannussuoritettaviin sopimuksiin liittyvät menettelyt määrittelevät, miten määritellään ehdot siten, että ostaja ottaa taloudellisen riskin myyjältä hyväksymällä hinnan, joka kattaa (tyypillisesti) kaikki kustannukset plus maksu. Sääntöjä tämäntyyppisten sopimusten valvomiseksi (joita tavallisesti käyttävät voittoa tavoittelemattomat virastot tai liikekumppanit, joiden taloudellinen hyöty ei ole ensisijainen tavoite) sisältävät selkeät odotukset. Luo myös menettelyt osittain määriteltyjä sopimuksia ja kirjeitä koskevia sopimuksia varten. Aikaa ja vaivaa panostamalla kattavien menettelyjen kehittämiseen takaa yrityksesi toiminnan sujuvuuden.
