Liikekirjeen lähettäminen yhdelle henkilölle on suhteellisen yksinkertaista. Kirjoitat henkilön nimen ja osoitteen käyttämällä USA: n postitoimiston muotoa ja seuratkaa "Hyvä Mr./Mrs./Ms" -ohjelmaa. Kun sinun täytyy käsitellä useita vastaanottajia samassa liikekirjeessä, asiat monimutkaistuvat. Vastaanottajien sijainnista riippuen joko osoitat jokaisen vastaanottajan erikseen tai käytät kirjaimen alareunassa "hiilikopion" merkintää - "cc".
Useita ihmisiä, sama osoite
Kun osoitat useita vastaanottajia samassa organisaatiossa, osoitetta ei tarvitse toistaa useita kertoja. Kirjoita yksinkertaisesti jokaisen vastaanottajan nimi ja nimi ja sitten yksi yrityksen osoite. Sen pitäisi näyttää tältä:
Mary Harris, toimitusjohtaja
Robert Martinez, tilojen johtaja
Tohtori Philippa Bennett-Price, talousjohtaja
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Sinun tervehdyksenne pitäisi sitten listata nimet samassa järjestyksessä kuin osoite, jota seuraa kaksoispiste (":"), esimerkiksi "Rakas rouva Harris, Martinez ja Dr. Bennett-Price:" Writing "Dear Mary, Robert ja Philippa: "on täysin hieno, jos olet etunimellä. On viisasta lähettää erillinen kirjain ja kirjekuori jokaiselle henkilölle, joten tulosta ja allekirjoita jokaiselle vastaanottajalle alkuperäinen kopio.
Useita ihmisiä, eri osoite
Kun saman kirjaimen on tarkoitus siirtyä useille vastaanottajille eri paikoissa, jokainen henkilö saa yksilöllisesti osoitetun kirjeen. Ilmoita, että olet lähettänyt kirjeen muille ihmisille asettamalla "cc:" allekirjoituksen rivin alla olevan kirjeen alareunaan, jota seuraa muiden vastaanottajien nimet aakkosjärjestyksessä. "CC" tarkoittaa hiilikopiota, jossa viitataan hiilipaperiin, jota käytettiin lisäkopioiden valmistamiseen ennen kopiokoneen keksimistä - tänään käytämme ilmausta "kohteliaisuus." Muista tarkistaa jokaisen kirjaimen "cc:" -rivi, jotta kukin vastaanottaja tietää, mitkä muut vastaanottajat ovat. Sisällytä niiden osoitteet, jos tämä on hyödyllistä vastaanottajalle.
Kun osoitetta on paljon
Kun sinulla on monia vastaanottajia, kuten valiokunnan jäseniä, voi olla sopivampaa laatia ryhmälle osoitettu yksi kirje ja sijoittaa jakelulohko kirjeen loppuun. On hyväksyttävää tervehdyttää suurempia ryhmiä ihmisten joukoksi, esimerkiksi "Hyvä sijoittajasuhde" tai "Hyvä hallituksen jäsen". Jos kirje levitetään sisäisesti oman organisaationne sisällä, on hyvä käyttää epävirallista tervehdystä "Dear all."
Varoituksen sana
Vaikka on olemassa tietty etiketti kirjeiden lähettämiseksi useille vastaanottajille, kovia ja nopeita sääntöjä ei ole. Yrityksellesi voi olla oma tyyli, joka voi tai ei noudata perinteisiä standardeja. Johdonmukaisuus antaa hyvän vaikutelman tuotemerkistäsi, joten tarkista, että kaikki työntekijät noudattavat samaa tyyliä jokaisessa yritysviestinnässä.
