Asiakirjan levitysmatriisi antaa sinulle visuaalisen viittauksen siitä, miten kommunikoida monenlaisten ihmisten kanssa. Nämä matriisit ovat hyödyllisiä liike-, koulu- ja muissa organisaatioissa, jotka kommunikoivat painettujen tai tietokoneistettujen asiakirjojen kautta. Tietokoneistetut laskentataulukotyökalut, kuten Excel, Numbers, 1-2-3 tai Calc, ovat parhaita työkaluja asiakirjojen jakelumatriisin luomiseen, mutta voit käyttää mitä tahansa ohjelmistoa, jonka avulla voit luoda taulukoita. Jos organisaatiosi on pieni, voit ehkä piirtää matriisin käsin.
Käynnistä uusi työkirja taulukkolaskentaohjelmassasi tai asenna uusi taulukko tekstinkäsittelyohjelmassa. Taulukkolaskentaohjelmat voivat käsitellä enemmän tietoja kuin taulukot, joten valitse tämä muoto, jos sinulla on vaihtoehto.
Luettele jokainen dokumenttityyppi, jota käytät organisaatiosi taulukon ylärivillä, toisesta sarakkeesta alkaen. Yleisen matriisin asiakirjatyypit voivat sisältää kalentereita, kokouspöytäkirjoja, tulosraportteja ja erityisiä tiedotteita. Jos matriisi on tiettyyn projektiin, lue yksittäiset projektiin liittyvät asiakirjat pikemminkin kuin asiakirjaluokat. Esimerkiksi rakennushankkeen asiakirjamatriisi saattaa luetella esimerkiksi sähköisiä piirustuksia, arkkitehtonisia piirustuksia, korkeuksia ja kopioita tietyistä luvista.
Luettele kaikki yrityksen tai organisaation jäsenet laskentataulukon vasemmalla puolella olevasta ensimmäisestä sarakkeesta alkaen toisesta rivistä. Katkaise ihmiset luokkiin, mikäli mahdollista. Esimerkiksi pienyritysten matriisissa luokat voivat olla "Hallinta", jossa kaikki hallintohenkilöt luetellaan aakkosjärjestyksessä luokan otsikon alla, "Työntekijät", jotka on lueteltu aakkosjärjestyksessä, "Asiakkaat", jotka on lueteltu aakkosjärjestyksessä, ja "Markkinointi", jossa on kaikki luettelossa olevat ulkoiset markkinointikontaktit.
Tarkista otsikkoriviltä ja sarakkeelta, että molemmat luettelot ovat valmiita. Jos se helpottaa matriisin katsomista, lisää varjostus jäsenluokan riveihin, jotta dokumentaatioiden vastaanottajien välillä on tauko.
Työnnä ensimmäinen asiakirja-sarake, joka on useimmissa taulukkolaskentaohjelmissa sarake B, ja aseta "e" soluun sen henkilön nimen vieressä, joka vastaanottaa kyseisen asiakirjan sähköisesti. Aseta "p" soluun sellaisen henkilön vieressä, joka saa paperin kopion kyseisestä asiakirjasta. Jos henkilö ei saa tätä asiakirjaa, jätä solu nimensä viereen. Jos tarpeesi ovat monimutkaisempia, muokkaa ilmoitusta organisaatiosi mukaan. Voit esimerkiksi kirjoittaa "2 paperikopiota" tai "p-2" osoittamaan useita kopioita. Niin kauan kuin kaikki organisaatiosi ymmärtävät merkinnän, käytä mitä tahansa menetelmää, joka toimii sinulle.
Toista prosessi kullekin sarakkeelle, kun luet luettelon paperin ja elektronisten kopioiden merkitsemiseen. Tämä täydentää asiakirjan jakelumatriisi.
Luo mahdolliset yhteyshenkilötietokantaan hyperlinkit asiakirjajakelumatriisi-laskentataulukkostasi. Tämän avulla voit napsauttaa matriisi-nimeäsi avataksesi kyseisen henkilön yhteystiedot, jotta voit helposti lähettää sähköisiä tai paperikopioita. Tarkista taulukkolaskentaohjelman ohjetiedostosta, miten voit tehdä tämän.
vinkkejä
-
Voit myös käyttää asiakirjojen jakelu matriiseja tallentaaksesi, mihin asiakirjat tallennetaan. Tällöin lue asiakirjat ensimmäiseen sarakkeeseen ja tallennuspaikat ylhäältä, kuten "Web-palvelin", "Päätoimisto arkisto 1", "Vastaanottotietokone" ja niin edelleen. Aseta "X" soluun, johon asiakirjan otsikkorivi ja tallennuspaikan sarake täyttyvät.
