Erottelukirje voidaan antaa useista syistä. Se voi pohtia liiketoimintaa, jos henkilöstön vaihtuvuus on korkea. Henkilöstö liikkuu kuitenkin aina, kun ihmiset lähtevät edistymään, liikkuvat ulkomaille tai ovat vauvoja. Poistuhaastattelu on arvokas henkilöstön säilyttämisessä oppimalla, missä yritys voi tehdä parannuksia.
Keskustele erottamisasiakirjasta työntekijän kanssa. Vastaanottavan kirjeen vastaanottaminen voi olla pettymys, mutta voi olla hyödyllistä tavata työntekijä keskustelemaan poissaolonsa syistä, varsinkin jos niitä ei mainita kirjeessä.
Vastauskirjeen muotoilu riippuu sinusta työllistävän yrityksen tyypistä. Joillakin julkisilla yrityksillä voi olla standardisoitu tyyli, kun taas yksityiset yritykset voivat toimia vähemmän muodollisesti. Tältä osin kirjeen alku voi olla erilainen kuin Dear Mr …. tai Dear Kevin.
Kiitos työntekijälle kirjeestä ja kerro hänelle, että on pahoillani nähdä hänet menemästä. Kiitos hänen työstään lyhyesti ja toivotan hänelle hyvää. Voit mainita haluavanne antaa viittauksen, jos se on tarkoituksenmukaista.
Joidenkin ihmisten vastaus kirjeenvaihtokirjeeseen voi olla erilainen. Jos hän erosi ennen kuin hänet päästettiin irti syystä, kirjeen ei tarvitse olla muodollinen. Tässä tapauksessa kiittää häntä kirjeestä ja hänen tekemästään työstä. Voit silti toivottaa hänelle hyvää, mutta sinun ei tarvitse tarjota viittausta.
