Ehdotuspyyntö (RFP) on asiakkaan kirjallinen lausunto, joka ilmaisee yrityksen tarpeet ja kysyy, miten ehdotatte tämän tarpeen ja kuinka paljon palvelua tai tuotetta maksaa. Luodaan ääriviivat ennen vastauksen kirjoittamista asiakkaan RFP: hen. Näin varmistetaan, että kaikki projektivaatimukset on käsitelty ja että ehdotuksesi on RFP: n määrittämän asiakirjan muotoinen.
Tarvittavat kohteet
-
Ehdotuspyynnön asiakirja
-
Tekstinkäsittelyohjelma
-
kirjoitin
Lue asiakkaan RFP huolellisesti ja varmista, että ymmärrät täysin odotukset. Selvitä kysymykset aikaisemmin kuin myöhemmin. Useimmat RFP: t määrittelevät kysely- ja vastausjakson vastaajille.
Luo ääriviiva RFP: ssä määritellyssä muodossa ja järjestyksessä osoittaaksesi kykyä noudattaa ohjeita. Jotkut RFP: t jättävät ehdotuksen organisaation sinulle, kun taas toisilla on erittäin yksityiskohtaiset rakenteelliset vaatimukset. Niiden huomiotta jättäminen tai virheellinen tulkinta on yksi nopeimmista tavoista saada ehdotuksesi pois harkinnasta.
Käytä roomalaisia numeroita (kuten I, II, III) kullekin suurelle osalle. Alaluokat on merkitty suurilla kirjaimilla (kuten A, B, C). Näiden osien alla käytetään numeroita (kuten 1, 2, 3). Jos tarvitaan toinen alakohta, käytä pieniä kirjaimia (kuten a, b, c).
Rooman numeroa I voidaan käyttää yleiskatsauksena tai yhteenvetona RFP-vasteesta. Esitä asiakkaan palvelut ja vaatimukset tässä ensimmäisessä osassa. Selitä, miten hanketta lähestytään ja miksi tämä lähestymistapa vastaa parhaiten asiakkaan tarpeisiin. Jatka kirjoittamalla asiakkaan esittämät projektin otsikot ja luokat yhdistämällä roomalaisia numeroita, kirjaimia ja numeroita.
Brainstorm-vastaus kullekin osalle ja osioille kirjoittamalla vastauksia kullekin asiakkaan vaatimukselle. Alkuperäistä luonnosta voidaan käyttää sanoja ja lauseita. Toista tämä vaihe kaikille osille.
Täydennä ideoitasi ja lisää yksityiskohtainen sisältö jokaiselle, jotta asiakkaan tarpeet voidaan täyttää. Ehdotuksessasi on todennäköisesti joitakin yrityksen "boilerplate" - tai tavallista uudelleenkäytettävää tekstiä. Ilmoita ääriviivassasi, missä käytetään kattilaa ja kuinka paljon sitä on muutettava tälle RFP: lle. Älä käytä väärinkäyttöä tai käytä sitä lihottamaan ehdotustasi. Mahdolliset asiakkaat arvostavat lyhyitä, yksityiskohtaisia ja kannattavia ehdotuksia.
vinkkejä
-
Useita luonnoksia on ehkä kehitettävä ennen kuin lopullinen RFP on kehitetty. Huomaa jokainen luonnos toisella versionumerolla tiedostonimessä.
