Normaalikäytön muuttaminen. Muutokset vakiotoimintamenettelyihin noudattavat erityistä menetelmää, jonka yhtiön laatu- ja sääntelyasiat perustavat. Aloita pyydettyjen muutosten dokumentointi SOP: ään heti, kun asianomainen henkilöstö harkitsee tarkistusta. Pidä luettelo näistä muutoksista liittyvistä keskusteluista päivämäärän ja osallistujien mukaan. Sitten sisällyttäkää tämä tietue osana alkuperäistä pyyntöäsi vaihtaa SOP.
Tunnista kirjallisesti SOP-muutoksen tarve. Lähetä tämä asiakirja osaston valvojalle, johon muutos vaikuttaa, ja asiakirjanhallintaosastolle.
Täytä muutospyynnön lomake. Päätä, onko pyydetty muutos hallinnollinen vai kirjoitus. Hallinnolliset muutokset pyrkivät tarkistamaan prosessia, jota yritys seuraa. Clerical muutokset pyrkivät tarkistamaan nykyisen SOP: n oikeinkirjoitus, kielioppi, muoto ja selkeys.
Pyydä muutoksen valtuutusnumero asiakirjanhallintaosastolta. Kirjoita tämä numero muutospyynnön lomakkeen etusivulle.
Valmistele selvitys pyydetyistä muutoksista. Jos mahdollista, kopioi nykyinen SOP ja tee punaiset viivat tarkistuksin, jotka osoittavat pyydetyt muutokset. Kirjoita ja lähetä muutospyyntölomake. Lähetä se asiakirjanhallintaosastolle.
Lähetä kopio muutospyynnön lomakkeesta henkilöstöosastolle. Selitä, onko osaston koulutettava työntekijöitä pyydettyjen muutosten vuoksi ja mitä työntekijöitä muutos vaikuttaa. Vaadi henkilöresursseja kouluttamaan päivämäärä, työntekijät, kouluttaja ja aihe.
Lähetä koulutuksen täydennystiedot asiakirjanhallintaosastolle. Pyydä, että ne lisätään alkuperäiseen muutospyyntölomakkeeseen.
Jaa hyväksytty muutospyyntölomake kaikille yrityksen työntekijöille. Tunnista lomake valvontavaltuutusnumerollaan. Kerro työntekijöille, miten lomakkeeseen pääsee.