Organisaatiot hyötyvät muodollisten sääntöjen laatimisesta toiminnan oikeudenmukaiseksi ja tehokkaaksi hallinnoimiseksi. Kahdentyyppisiä hallintavälineitä, sääntöjä ja pysyviä sääntöjä, yksityiskohtaiset erityiset politiikat ja menettelyt, joita päättäjien on noudatettava liiketoiminnan harjoittamisessa. Huolimatta siitä, että toiminnallinen tavoite on sama, nämä kaksi välinettä täydentävät toisiaan eivätkä ole keskenään vaihdettavissa.
Määritelmät
Säännökset ovat kirjallisia sääntöjä, joista organisaation vastuuhenkilöt ovat sopineet päätöksentekoa ja liiketoimintaa varten. Sääntöjen hyväksyminen osoittaa sitoutumisen tiettyyn parlamentaariseen menettelyyn ja, kuten Encyclopædia Britannica selittää, "yleisesti hyväksyttyjä sääntöjä, ennakkotapauksia ja käytäntöjä, joita yleisesti käytetään neuvottelukokousten hallinnassa".
Kun säännöt on hyväksytty, organisaatio voi päättää täydentää ja selkeyttää sääntöjä. Pysyvät säännöt ovat sääntöjä tai päätöslauselmia, jotka ovat luonteeltaan jatkuvia (tai pysyviä). Nämä säännöt koskevat vain hallinnollisia asioita ja toimivat organisaation sääntöjen alaisuudessa.
Avainominaisuudet
Säännöt ovat neuvoteltu sopimus. Ei ole olemassa yhtä ainoaa muotoa, jota on noudatettava; Säännöissä käsitellään kuitenkin usein hallituksen jäsenten sallittua lukumäärää ja ehtoja, äänioikeuksia ja etuoikeuksia, hyväksyttyä liiketoimintaa, virkamiesten nimittämistä ja valiokuntien perustamista, päätösvaltaisuutta, vuosittaista kokousaikaa, sääntöjen muuttamismenettelyä ja organisaation purkamista, ja muut asiat, jotka ovat osa koko organisaation johtamista.
Pysyvät säännöt ovat hallinnollisia ja määrittelevät käyttäytymisen erityispiirteet, kuten valiokuntien kokousten aika, päivämäärä ja tiheys tai pienen käteisen käyttö.
Vertailu
Tärkeimmät erot sääntöjen ja pysyvien sääntöjen välillä koskevat soveltamisalaa ja vaikutusta. Parlamentin menettelyohjeessa ”Robertin työjärjestys” selitetään, että sääntöjen ”tulisi sisältää kaikki sellaiset säännöt, jotka ovat niin tärkeitä, että niitä ei voi muuttaa millään tavalla ilman edeltävää ilmoitusta”, kun taas pysyvissä säännöissä olisi oltava vain sellaisia sääntöjä, jotka voidaan hyväksyä ilman edellistä ilmoitusta enemmistöäänestyksellä millä tahansa liiketapaamisella. ”Perussäännöt on suunniteltu kattaviksi ja menettelyllisiksi, kun taas pysyvät säännöt ovat erityisiä ja hallinnollisia.
Käytännössä
Säännöt laaditaan yleensä organisaation alussa, kun taas pysyvät säännöt vahvistetaan tarvittaessa komiteoiden tai muiden johdon osien mukaan. Säännöt koskevat organisaatiota kokonaisuudessaan ja niitä voidaan muuttaa vain ilmoittamalla ja saamalla enemmistöpäätöksen. Pysyvät säännöt voidaan hyväksyä kaikissa kokouksissa ilman ennakkoilmoitusta, ja ne voivat siirtyä läsnä olevien henkilöiden yksinkertaisella ääntenenemmistöllä.
Säännöt ja pysyvät säännöt liittyvät toisiinsa; niiden suhde on kuitenkin täysin hierarkkinen. Sääntöjen säännökset korvaavat aina mahdolliset voimassa olevat säännöt.
Merkitys
Vaikka organisaatio voi toimia vain joukolla sääntöjä, pysyvien sääntöjen luominen hallintotoiminnoille voi tehdä organisaation tehokkaammaksi. Tietäen sääntöjen ja pysyvien sääntöjen välisestä suhteesta ja siitä, miten toimintojen päällekkäisyys varmistaa, että liiketoiminta pysyy sallittujen rajojen sisällä.
