Kirjallinen ehdotus tarjoaa aina mahdollisuuden vastata palveluun, tuotteeseen tai hankkeeseen. Jotta ehdotus onnistuisi, sen on samanaikaisesti ilmoitettava ja vakuutettava yleisönsä ehdotuksen tekijän pätevyydestä, ratkaisusta ja talousarviosta.Pyydetty ehdotus tarjoaa tyypillisesti tietoja, joita lukijat pyytävät tietyssä järjestyksessä ja muodossa. Pyytämätöntä ehdotusta on joskus vakuutettava lukijoille, että tarve on olemassa. Joka tapauksessa ehdotuksella on oltava pakottava alku, keski ja loppu. Räätälöi ehdotuksesi jokainen osa lyhyesti, mitä lukijat tarvitsevat tietää hyväksymällä ehdotetun ratkaisun luottamuksellisesti.
Alku
Luo ehdotuksesi etuosa. Tyypillisesti tämä koostuu lähetyksen kirjaimesta, otsikkosivusta, sisällysluettelosta ja hankkeen yhteenvedosta. Ehdotuksen yhteenveto voi olla 100-300 sanan abstrakti tai yhden sivun tiivistelmä.
Aloita ehdotuksesi otsikolla ”Johdanto”. Esitä ehdotuksesi tarkoitus ja esikatsele sen sisältöä. Kuvaile suhdettasi lukijoihisi tai erilaisiin tietolähteisiin. Kuvaile ratkaisuasi, erityisesti sen etuja, piirtämällä lukijat.
Keskustele ehdotuksen taustasta. Ilmoita ongelma ja kuvaile yleisösi. Osoita, että olet tutkinut asiaa hyvin monista näkökulmista, jotta saataisiin aikaan hyvä ratkaisu. Ilmoittakaa selkeästi tilat ja oletukset ja määrittele ehdotuksessa käytetyt perusehdot.
keskimmäinen
Kuvaile ratkaisuasi. Näytä lukijoillesi, miksi ratkaisu on paras tapa käsitellä kiireellistä kysymystä. Keskustele ratkaisun eduista vakuuttavasti, mieluummin käyttämällä kovia faktoja ja lukuja tukemaan väitteitänne.
Kuvaile "lähestymistapaa" tai "metodologiaa", jonka avulla toteutat ratkaisun. Sisällytä tietoa siitä, miten järjestät ja hallitset työtä ja varmistat riittävästi työvoimaa ja resursseja laadukkaiden tulosten saavuttamiseksi. Yksityiskohtainen aikataulu, joka osoittaa keskeiset virstanpylväät ja kriittiset tarkistuspisteet, ja työohjelma näyttää kaikkien osallistujien osallistumisen ajan kuluessa.
Luettele “pätevyytesi”, jotta lukijat olisivat mukavia ja luottavaisia kykyihisi. Anna todisteita siitä, että sinulla ja tiimilläsi on kokemusta ja taustaa tehdä työtä hyvin.
Yksityiskohtaiset tiedot budjetista, jossa luetellaan kaikki tarvittavat resurssit ja niiden vastaavat kustannukset. Laske pyrkimyksen kokonaiskustannukset, mukaan lukien työvoimaa, materiaaleja, laitteita, tarvikkeita ja niin edelleen.
pää
Lopeta "päätelmä", joka toistaa ja korostaa ratkaisun etuja. Pyydä hyväksyntää rohkaisevasti, luottavaisesti ja pakottavasti. Tarjoa tarvittaessa lisätietoja.
Listaa ”Referenssit”. Viittaa lähteisiin, joita käytit ehdotuksen kehittämiseen.
Laadi "Liitteet" -osio, joka koostuu täydentävistä asiakirjoista, jotka tukevat väitteitä tai havainnollistavat ehdotuksessa esitettyjä lausuntoja. Näitä voivat olla laskentataulukot, vuokaavioita, vastaavia hankkeita tai tapaustutkimuksia, jatkoa, suosituksia, valkoisia kirjoja ja niin edelleen.
vinkkejä
-
Yleisön tietotarpeiden tulisi ohjata, mitä ehdotukseen on sisällytettävä tai poistettava.
Johto lukijoiltasi huolestuneesta ongelmasta, joka liittyy ratkaisuun. Ennen kustannustietosi antamista vakuuttavalla pätevyydelläsi ja seuraa sitä, että ratkaisusi ovat jännittäviä mahdollisuuksia ja etuja.
Et välttämättä tarvitse kaikkia edellä mainittuja osioita ja voi jopa yhdistää useita osioita yhteen. Sitä vastoin voit luoda uusia osioita vastaamaan lukijoiden tarpeita tietää. Lisää esimerkiksi "Kirjallisuuden tarkastelu" -osiossa "Tausta" -kohdan jälkeen kuvaamaan työtä, joka liittyy läheisesti ehdotukseenne; tai lisätä ”sopimus” -kohdan ”Kelpuutukset” -kohdan jälkeen ilmoittamaan sopimukselliset oletukset, odotukset tai poikkeukset.
Alusta ehdotuksesi helpoksi lukemista varten. Käsittele jokainen kappale aloittaaksesi tai päättyvän pääpisteesi kanssa, varaa keskiosan yksityiskohtiin tai esimerkkeihin. Varmista, että jokainen kappale on enintään 10 riviä pitkä. Kursivoi tai korosta avainkohdat ja käytä otsikoita ja alanimikkeitä, jotta lukijat voivat löytää tietoja nopeasti. Ellei toisin määrätä, käytä 10-12 pisteen fonttikokoa koko.
Tarkista ehdotuksen oikeinkirjoituksen ja kieliopin virheistä. Jos mahdollista, hanki uusi silmä, jotta voit tarkistaa ehdotuksesi ennen tulostamista ja lähettämistä.
Luo malleja ja muokkaa onnistuneiden ehdotusten sovellettavia osia tuleviin ehdotuksiin.
