Tietyt henkilöt, jos heillä on vamma tai he ovat opiskelija tai tutkija, joka matkustaa ulkomaille, velvoitetaan kirjoittamaan majoituspyyntö. Pyynnön lähettämiseksi - tai vastaanottajan pyynnöstä - he saattavat myös haluta lähettää viittausviittejä osoittaakseen, että ne ovat majoituksen arvoisia. Viittauskirjaa majoituksesta olisi tarkasteltava kuten mitä tahansa muuta viittauskirjettä. Henkilön tulee vain suostua kirjoittamaan viittauskirje, jos hänellä on vain myönteisiä sanoja aiheesta.
Osoita ja päivitä kirje käyttämällä henkilökohtaisia kirjelomakkeita. Noudata vakiolomakkeen muotoa. Laita osoite, lisää kappaletila, kirjoita päivämäärä, lisää kappaletila ja kirjoita sitten vastaanottajan osoite.
Aseta kaksi kappaleen välilyöntiä ja aloita kirjain sanoilla "Kuka se voi koskea", jota seuraa kaksoispiste ja kappale.
Kirjoita avauslauseke, joka kertoo lukijalle, miksi kirjoitat kirjainta. Esimerkiksi: ”Hyväksykää tämä kirje viitteenä John Smithille, joka on pyytänyt majoitusta.”
Lisää henkilökohtainen viittauksesi seuraaviin lauseisiin. Ilmoita, miten tiedät yksilön ja miksi suosittelisit hänen saavansa majoituksen. Jos sinulla on kokemusta yksittäisen majoituksen tarjoamisesta, jaa tiedot. Ole positiivinen ja totuudellinen.
Lopeta kirjain sulkeutuvalla kappaleella, joka antaa henkilökohtaiset yhteystietosi. Tyyppi ”Ystävällisin terveisin” sisältää neljä kappaleen välilyöntiä ja kirjoita nimesi. Kirjoita kirje, tee kopio tietueistasi ja lähetä se.
