Osastokohtaista ehdotusta käytetään yleensä hankkimaan resursseja uudelle tai laajennetulle ohjelmalle, uudelle palvelulle tai eri tapaan tehdä nykyistä liiketoimintaa, joka edellyttää hyväksyntää osaston talousarvion jakamiseen. Sen on oltava riittävän lyhyt, jotta kunnioitetaan päätöksentekijän aikaa, mutta riittävän kattava hyväksyntää varten. Ehdotus voi olla vastaus ehdotuspyyntöön (RFP) tai se voi olla ei-toivottu.
Ehdotuksen valmistelu
Tee tutkimuksesi. Lue RFP tai osastokohtainen opas perusteellisesti. Tiedä, mitä he pyytävät (muoto, pituus, osien lukumäärä). Noudata tarkasti ohjeita; älä improvisoi.
Tiedä, kenelle esität ehdotuksen: toimitusjohtajalle, johtokunnalle tai osastopäällikölle. Sinun täytyy kohottaa ehdotus niiden näkökulmasta. Toimitusjohtaja tarvitsee strategisempaa näkemystä, kun taas johtaja vaatii enemmän menettelyä koskevia yksityiskohtia. Johtokunta koostuu molemmista, joten molemmat tavoitteet olisi dokumentoitava hyvin.
Lue osaston strateginen suunnitelma tai vastaava. Sinun täytyy näyttää, miten ehdotuksesi täyttää strategisen tavoitteen tai keskeisen tuloksen. Lue kaikki muut asiaankuuluvat osastoasiakirjat, erityisesti ne, jotka viittaavat alueeseen, jossa työskentelet.
Ehdotusten kehittäminen
Aloita ongelman historiasta tai ratkaisusta. Kuvaile tarvetta tai anna tarpeiden analyysi. Näytä ymmärrys osastojen rakenteesta ja missä tämä ehdotus mahtuu.
Tunnista ehdotuksen edut - mahdollisuuksien mukaan määrällisesti. Korosta vahvuuksia ja mahdollisuuksia kvantitatiivisesti ja näytä ratkaisuja heikkouksiin ja uhkiin. Kuvaile vaihtoehtoja ja mahdollisia vaihtoehtoja suhteellisten kustannusten ja hyötyjen suhteen. Tee riskianalyysi; sisältää oikeudellisia näkökohtia ja tunnistaa tunnistettujen riskien ratkaisut. Ilmoita haluamasi vaihtoehto ja näytä miksi.
Tunnista suositellut vaihtoehdot edellyttävät inhimilliset ja aineelliset resurssit sekä määrän että kustannusten osalta. Varmista, että kaikki vaateesi ovat oikeita ja että sinulla on resursseja, joiden avulla saat lupaavia tuloksia.
Ilmoita selkeästi työn aikaraja. Sisällytä perustyön jaottelun rakenne tai Gantt-kaavio, jotka ovat molempia projektinhallintatyökaluja. Jos et tunne heitä, etsi kollegasi, joka on. Muista sisällyttää niiden kollegojen nimet, jotka antavat merkittävää apua joko suullisesti tai ehdotuksessa.
Ennen kuin jätät ehdotuksen, aseta se 24 tunnin ajaksi. Lue se perusteellisesti ja tunnista heikkoudet; kiristä kielioppia. Pyydä jotakuta luotat korjaukseen ja kirjoita tarvittaessa uudelleen.
Luo tiivistelmä. Ilmoita yhden sivun tai vähemmän ehdotuksen tärkeät osat. Laita tämä ensimmäiseksi sivuksi. Toisen sivun pitäisi olla tarkka indeksi tai sisällysluettelo.
vinkkejä
-
Jos haluat esitellä henkilökohtaisesti, harjoitella esitystä peilin edessä tai esitellä kollegalle kuivana.
Älä koskaan lupaa sitä, mitä et voi toimittaa tai tehdä perusteettomia tai virheellisiä.
