On tärkeää kirjoittaa tietoraportti, joka välittää tehokkaasti aiheen kiireisille johtajille, joilla on vain muutama minuutti aikaa käydä läpi raporttisi. Yksi tärkeimmistä asioista on visuaalinen esitys tärkeimmistä tiedoista, kuten kaavioista ja kaavioista. Sinun pitäisi myös säilyttää kieli ytimekkäästi ja vapaasti.
Yleiskatsaus hyvän analyysiraportin kirjoittamiseen
Ensimmäinen vaihe on selvittää raportti sen mukaan, mitä ohjeita on noudatettava. Jokaisella yrityksellä on tyypillisesti oma raporttinsa, ja sinun on noudatettava omaa muotoa. Tämä luonnos antaa pohjimmiltaan etenemissuunnitelman, jota voit seurata, kun kirjoitat raporttia ja toivottavasti autat käsittelemään mitä tahansa kirjailijan lohkoa, joka voi syntyä myöhemmin rivin alapuolella. Raporttisi tulisi käsitellä selittämään ja analysoimaan kaikki tiedot ja päätelmät, jotka on saavutettu helposti luettavassa muodossa. Jos raporttisi on pitkä, saatat joutua myös sisällyttämään sisällysluettelon.
Harkitse visuaalista näkökulmaa
Itse tiedot voivat olla abstrakteja ja vaikeasti käsiteltäviä. Joten sinun pitäisi olla antelias käyttää kaavioita, kaavioita ja taulukoita havainnollistaaksesi analyysin tuloksia. Tarvittaessa voit lisätä tekstiin viittauksia elintärkeän grafiikan selittämiseen. Sinun lukijan pitäisi pystyä tuntemaan, mikä on tärkeintä jokaisesta grafiikasta, ja sinun pitäisi korostaa sitä sen sijaan, että vain kuvailisit mitä on jo nähty. Varmista myös, että tekstiviitteet ovat lähellä niiden viitteitä, joten lukijat voivat muodostaa yhteyden näiden kahden välille.
Tee karkea luonnos
Kun olet tehnyt ääriviivat, luo karkea luonnos, joka sisältää tärkeimmät tiedot, jotka on järjestetty ääriviivojen mukaan. Tekniset yksityiskohdat eivät ole nyt tärkeitä; ne voidaan lisätä myöhemmin. Ajatuksena on sisällyttää tärkeimmät tiedot ensin, jotta lukija voi löytää sen helposti, kun he saavat raporttisi. Muista, että monet lukijat ovat kiireisiä. Muista myös olla varovainen, kun käytät ammattikieltä, välttäen sitä aina kun se on mahdollista.
Tiivistelmä ja tiivistelmä
Vaikka ne näkyvät raportin alussa, tiivistelmä ja tiivistelmä ovat lopullisia näkökohtia, joita kirjoitat. Molemmat kohdat ovat yhteenveto raportista, jossa esitetään raportin tärkeät päätelmät. Siksi kirjoitat ne viimeiseksi.
Tiivistelmällä on oma merkityksensä tietojenkäsittelyraportissa. Syy siihen, että se on nimeltään tiivistelmä, on se, että se on yhteenveto yrityksen johtajille. Nämä ovat oletettavasti kiireisiä ihmisiä, joilla ei ole aikaa lukea koko raportin läpi, ja että ne ovat tarkempia. Siksi sinun pitäisi yrittää mahdollisimman paljon kerätä raportin tärkeimmät kohdat tiivistelmässä, kuten tavoite, tärkeimmät tietopisteet ja johtopäätös. Ole mahdollisimman tiivis ja sisältää vain tärkeimmät kohdat. Jos johtajat voivat heti ymmärtää, mitä raportti on, vain lukemalla tiivistelmä, olet tehnyt työn.
Tee tarkistuksia
Tarkasta tietojenkäsittelysi niin monta kertaa kuin tarvitset, ja järjestä tiedot loogisesti johdonmukaisella tavalla. Vältä suuria, tylsiä kappaleita ja käytä valkoista tilaa, jotta raportti saadaan esteettisesti houkuttelevaksi. Esitä taulukoidut tiedot kaavioina. Ja lopuksi vältetään passiivisen äänen käyttö kaikkialla.
