Liiketoiminnan eettinen politiikka, joka koskee työntekijöiden väärinkäytöksiä, on askel kohti luottamusympäristön luomista. Jopa vahvan politiikan ansiosta työntekijöiden vakuuttaminen askel eteenpäin, kun väärinkäytös tapahtuu, voi olla suuri haaste yritysten omistajille. Tästä syystä työntekijöiden tukeminen ohjelmien ja toimien kautta, jotka yhdistävät hyviä toimintatapoja liiketoimintasi missioon ja visioon, ovat ratkaisevan tärkeitä.
Päästä alkuun
Määritä työpaikan väärinkäytös, koska se koskee yritystäsi. Yleisiä esimerkkejä ovat varkaus, petokset, seksuaalinen häirintä, räikeä häiriöttömyys, henkilökohtaisen liiketoiminnan tekeminen ja henkilökohtaisen sähköpostin lähettäminen tai vastaanottaminen työssään. Ilmoita tämä määritelmä uusille palkkaajille ja nykyisille työntekijöille kirjallisten menettelytapojen mukaisesti ja osana eettistä koulutusta. Suojaa laillista oikeuttasi katsella, kuunnella ja lukea työpaikan viestintää ilmoittamalla kaikille, että työntekijöiden seuranta on vakiintunut liiketoimintakäytäntö. Lisäetuna etukäteen ja välittömään lähestymistapaan on se, että se usein muuttaa valvontamenettelyt ennaltaehkäiseviksi kuin reaktiivisiksi valvontatoimenpiteiksi.
Väärinkäytösten seurantaohjelma
Toteutetaan puhelunvalvonta ja tietokoneiden seuranta taktiikaksi varmistaakseen, että työntekijät noudattavat vakiotoimintamenettelyjä eivätkä harjoita henkilökohtaista liiketoimintaa. Puhelunvalvonta sisältää reaaliaikaisen kuuntelun satunnaisesti valituista puhelinkeskusteluista tai tallentamisesta ja niiden kuuntelemisesta myöhemmin. Noudata liittovaltion tietosuojalakia ilmoittamalla soittajille, että heidän keskustelunsa voidaan tallentaa laadunvalvontatarkoituksiin ennen keskustelun alkamista. Tietokoneiden seurantateknologiat sisältävät ohjelmia, joiden avulla voit nähdä sekä näytön että tietokoneen päätelaitteisiin ja kiintolevyihin tallennetut ohjelmat. Tämä auttaa seuraamaan Internetin käyttöä ja sähköpostiviestintää sekä ehkäisemään petoksia tai varkauksia. Asenna videovalvontakamerat kassa-asemille, varastoalueille ja tauko huoneisiin varkauden estämiseksi.
Tilintarkastusmenettelyt
Tarkasta teipatut puhelinkeskustelut ja puhelulokit, tietokonelokit, videovalvonnanauha ja korjaavat toimintakertomukset tunnistaaksesi aiemmin havaitsemattomat väärinkäytökset ja tunnistamaan käyttäytymissuuntaukset. Luo ja käytä tarkastuksen tarkistuslistoja, kommentteja ja kirjallisia tiivistelmiä, kun käsittelet väärinkäytösten tapahtumia ja suuntauksia. Ennen kuin ryhdyt toimenpiteisiin, tarkista seurannan aikana havaitut väärinkäytösten rikkomukset tai rikkomiseen syyllistyneen työntekijän tarkastus. On mahdollista, että tiedot tai havaitut toimet ymmärrettiin väärin tai otettiin pois asiayhteydestä. Työntekijällä olisi oltava mahdollisuus antaa selitys ennen kuin päätät, ryhdytäänkö korjaaviin toimiin.
Kannusta työntekijöiden raportointia
Kannusta työntekijöitäsi ilmoittamaan väärinkäytöksistä asettamalla hyvä esimerkki. Säilytä vahva sitoutuminen väärinkäytösten estämiseen ja torjumiseen. Toteuta johtoryhmässä avoin ovipolitiikka, antaa työntekijöille mahdollisuuden anonyymisti raportoida väärinkäytöksistä ja luoda kulttuuri, jossa työntekijät näkevät raportoinnin väärinkäytökset normaalina osana työnsä. Mitä vahvempi sitoutumisesi ja sitä enemmän kannatat ja kannustat väärinkäytösten raportointiin, sitä suurempi on mahdollisuus, että työntekijät seuraavat johtosi ja raportoivat väärinkäytöksistä.
