Sopimusjohtamisen parhaat käytännöt suosittelevat säännöllisiä sopimusten noudattamisen tarkastuksia. Toisin kuin tilinpäätöksen tarkastukset, jotka yleensä toteutetaan vuosittain, sopimusten tarkastelu tapahtuu kuitenkin useammin. Esimerkiksi insinööri- ja rakennussopimusten tarkastusaikataulussa on usein kuukausittaisia maksutarkastuksia sekä neljännesvuosittaisia, puolivuosittaisia tai vuosittaisia tarkastuksia pidempiin hankkeisiin. Täydellinen ymmärrys vaatimustenmukaisuuden valvontamenettelyistä lisää mahdollisuuksia saada virheitä, jotka muuten voisivat johtaa tuhlaukseen ja kustannusten ylittämiseen.
Luodaan tarkastustavoitteet
Jos tarkastelu tapahtuu sopimuksen elinkaaren aikana, määritetään tarkastuksen tavoitteet. Valvontatarkastus, joka tapahtuu sopimuksen elinkaaren alkuvaiheessa, keskittyy tyypillisesti toimeksisaajan prosessien ja sisäisen valvonnan arviointiin. Tavoitteena on parantaa viestintää ja tunnistaa ja virtaviivaistaa prosesseja, jotka ovat vaarassa ylimaksuista. Elvytysauditointi - joka suoritetaan kuukausittain tai ennen lopullista sopimuksen maksua - etsii laskutuseroja, kuten virheellisiä, liioiteltuja ja päällekkäisiä maksuja. Tavoitteena on estää laskutusvirheet ja palauttaa maksut.
Kokoa tarkastusryhmä
Tarkasteltaessa tarkastusryhmän kokoa ja kokoonpanoa on tarkasteltava sopimuksen kokoa ja monimutkaisuutta. Sekä valvonta- että hyödyntämisauditointiryhmiin olisi kuuluttava vähintään sopimusjohtaja, kirjanpito-osaston edustaja ja neutraali kolmas osapuoli. Suuret tai monimutkaiset sopimukset voivat kuitenkin vaatia lisää tiimin jäseniä, jotka tuntevat sopimushallinnan ja tilintarkastusmenettelyt. Jos tarkastuksessa paljastetaan vilpillisiä toimia, saattaa olla tarpeen tuoda kokenut rikostekninen kirjanpitäjä tai petostutkija.
Tarkastusmenettelyjen valvonta
Tarkastustarkastuksessa tarkastellaan lähinnä laskutus- ja maksumenettelyjä ja ennaltaehkäiseviä tarkastuksia. Menettelyihin kuuluu sopimuksen tehokas tarkistus sekä sekä sopimuspuolten että maksettavien laskutus- ja maksutietojen syöttömenettelyt. Uudelleentarkastelussa tarkastellaan riittäviä sisäisiä tarkastuksia, kuten tehtävien erottaminen, lupajärjestelmä ja tietoturva. Testeihin voi sisältyä näytelaskun luominen, käsitteleminen ja maksaminen, joka usein aiheuttaa tahallisia virheitä sen selvittämiseksi, ovatko olemassa olevat valvontatoimenpiteet tehokkaita.
Recovery Recovery -menettelyt
Kuukausittaiset elvytystarkastukset sovittavat toimeksisaajan viimeisen työkustannusraportin kuluvan kauden aikana laskutetuille määrille. Tilintarkastajat alkavat tarkastella työn kustannusraporttia ja verrata sitä sopimuslaskutukseen ja maksuehtoihin. Punaisen lipun läsnäolon perusteella tilintarkastajat voivat valita ja testata vain muutamia tai useita otantatapahtumia erilaisille kustannuksille, kuten työvoimalle, materiaaleille, hallinnollisille ja yleiskustannuksille. Transaktiotestit koostuvat tyypillisesti uudelleenlaskelmista ja auditointijaksojen rakentamisesta. Tilintarkastus-, vero- ja neuvontapalveluyrityksen KPMG: n mukaan tilintarkastajat etsivät poikkeamia, kuten merkittäviä ylitöitä, kustannusten uudelleenluokittelua, kustannusten kertymistä, epätavallisia tai puuttuvia kustannuslaskelmia, suuria tai epätavallisia dollarin määriä, ennen sopimuksen alkamista aiheutuneita kustannuksia ja kotitoimiston yleiskustannuksia kustannuksia.
Luo seurantaraportti
Tarkastuksen jälkeen työryhmä laatii ja toimittaa loppuraportin yrityksen omistajalle ja urakoitsijalle yleensä tavallisessa kokouksessa. Vaikka havainnot määrittelevät, kuinka paljon raportti sisältää tietoja, keskitytään tunnistamaan, selittämään ja antamaan suosituksia poikkeamien tai tehottomien menettelyjen korjaamiseksi. Tilintarkastajat ilmoittavat myös tavoitteet ja selittävät sopimusvalvonta- ja tarkastusmenettelyt.
