Kirjanpitotietojärjestelmä sisältää prosessit, joita yritys käyttää raportoimaan tarkkoja ja päteviä taloudellisia tietoja. Yritysten omistajat ja johtajat tarvitsevat tietoa liiketoimintapäätösten tekemiseksi toiminnan ja kannattavuuden parantamiseksi. Ulkoiset liike-elämän sidosryhmät käyttävät taloudellista tietoa yrityksen taloudellisen tilanteen arvioimiseksi ja päättävät, tarjoaako yritys kohtuullisen sijoitetun pääoman tuoton. Kirjanpitotietojärjestelmän luominen seuraa tyypillisesti muutamia perusvaiheita riippumatta yrityksen toiminnasta.
Tarvittavat kohteet
-
Taloustiedot
-
Kirjanpitomenettelyt
-
Business-ohjelmistot
Suunnitelma, mistä lähdeasiakirjat tulevat. Lähdeasiakirjoihin sisältyvät muun muassa toimittajan laskut, apulaskut ja palkanlaskenta. Omistajien ja johtajien on hahmoteltava nämä kohteet, jotta he voivat määrittää, miten ne parhaiten käsittelevät yrityksen kirjanpito- tai talousosastolla.
Toteuta yksittäisiä kirjanpitotoimintoja. Kirjanpitotoimintoihin voi sisältyä velkoja, myyntisaamisia, yleisiä kirjanpito- ja muita toimintoja. Jokaisen toiminnon on voitava vastaanottaa tietoja ajoissa ja syöttää se yrityksen kirjanpitoon.
Luo tuotoksia, kuten tilinpäätöksiä tai raportteja. Kirjanpitotietojärjestelmän tarkoituksena on muuttaa rahoitustoiminnot käyttökelpoisiksi tiedoiksi. Lausunnossa tai raportissa esitettyjen tapahtumien kokoaminen antaa omistajille ja johtajille mahdollisuuden tarkistaa nopeasti yrityksen taloudellista suorituskykyä.
Määritä kirjanpidon lopullinen vastaanottaja. Sisäisten tilinpäätösraporttien ei yleensä tarvitse noudattaa kansallisia tilinpäätösstandardeja, joiden avulla nämä tiedot ovat vähemmän muodollisia. Tilintarkastajat voivat viettää vähemmän aikaa tämän tiedon valmisteluun. Ulkopuolisia sidosryhmiä koskevat viralliset raportit edellyttävät virallisia raportteja, jotka on noudatettava erityisiä ohjeita.
vinkkejä
-
Tietokoneistetun kirjanpito-ohjelmistosovelluksen käyttäminen voi auttaa poistamaan yksityiskohtaiset vaiheet kirjanpitotietojärjestelmän perustamisessa. Tietojen siirtäminen sähköisesti vähentää myös tietojen keräämistä ja aikojen analysointia ja päätösten tekemistä.
Varoitus
Erittäin yksityiskohtaisen kirjanpitojärjestelmän luominen voi hidastaa yrityksen raportointiprosesseja. Tämä viivästyttää olennaisia tietoja, joita tarvitaan päätösten tekemiseen ajoissa.
