Tarkastusten ja saldojen luominen on yksi parhaista tavoista auttaa yritystä menestymään. Tarkastuksia ja saldoja käyttävässä liiketoimintajärjestelmässä roolit määritellään selkeämmin. Tarkastusten ja saldojen luominen mahdollistaa kirjanpitojärjestelmän, joka edistää tehtävien erottamista. Tarkastusten ja tasapainojen toteuttaminen yrityksessäsi auttaa sinua tunnistamaan sisäiset ja ulkoiset varkaudet.
Osta kirjanpito-ohjelmistojärjestelmä, jos sinulla ei ole sitä jo käytössä. Suosittu kirjanpito-ohjelma pienille yrityksille on Intuit QuickBooksin kirjanpito-ohjelmisto. Kirjanpitojärjestelmänsä pitäisi pystyä tallentamaan ja analysoimaan tietoja nopeasti ja tarkasti. Kirjanpito-ohjelmiston pitäisi olla yksinkertainen ja helppokäyttöinen, mutta sen pitäisi laajentaa liiketoiminnan laajentuessa.
Luo työntekijöille selkeät roolit. Tärkeintä on luoda yrityksessäsi tarkastuksia ja saldoja, ja erottaa tehtävät mahdollisimman paljon. Käteiskäsittelystä vastaava henkilö tai yrityksen myyntipisteesi käyttävä laite ei saisi olla sama henkilö, joka laskee ja tallentaa myyntiä päivälle.
Erilliset myyntisaamiset veloista. Et halua, että laskujen ja palvelujen maksamisesta vastaava henkilö on sama henkilö, joka vastaa lähtevien laskujen ja palkanlaskennan maksamisesta. Myyntisaamisten ja velkojen vaihtaminen keskenään vaihdettaviksi tehtäviksi voi johtaa vakavaan rahan väärinkäyttöön.
Myyjiltä ei saa koskaan antaa lupaa hallita varastoja tai tilata materiaaleja myyjältä. Toteutetaan tarkastuksia ja saldoja, jotka tekevät yhdestä työntekijästä materiaalin tai tarvikkeiden hankinnan ja toisen työntekijän, joka vastaa valmiiden varastojen ylläpidosta optimaalisella tasolla.
Luo varastonhallinta, joka minimoi yrityksen sisäisen varkauden vaaran. Sinun myyntipisteesi pitäisi toimia yhdessä kirjanpitojärjestelmän kanssa varmistaaksesi, että varastotiedot ovat tarkkoja. Myynnit käteisvaroina olisi helposti sovitettava yhteen varaston kanssa. Asianmukaisen tarkastuksen ja tasapainon luominen minimoi yrityksesi altistumisen petoksille ja muille väärinkäytöksille.
