Yritykset ylläpitävät varastojärjestelmiä käyttäen joko jaksollisia tai pysyviä inventaariojärjestelmiä. Jatkuva inventaariojärjestelmä ylläpitää reaaliaikaisen varaston saldoa. Säännöllinen inventaariojärjestelmä päivittää vain varastotaseet fyysisen laskennan yhteydessä. Jatkuva inventaarijärjestelmä edellyttää fyysisen varaston laskennan suorittamista vuosittain, kun taas säännöllinen inventaariojärjestelmä suorittaa useammin fyysisen varastonmäärityksen. Molempien järjestelmien osalta varastonmäärityksen ja varaston järjestelmässä ilmoitetun määrän välistä eroa säädetään varaston mukauttamisen avulla.
Fyysinen inventaario
Varaston oikaisut edellyttävät fyysisen varaston laskennan, jotta kirjanpitäjä voi verrata sitä järjestelmään tallennettuun varastotaseeseen. Kaikki aktiviteetit on lopetettava fyysisen varaston laskennan aikana laskemisen eheyden säilyttämiseksi. Yrityksen työntekijät laskevat manuaalisesti ja tallentavat varaston jokaisen yksikön fyysisen inventaarion aikana.
Säännölliset varastomuutokset
Säännöllisen inventaarijärjestelmän mukaan yrityksen omistaja kirjaa varastomuutoksen, kun hän laskee fyysisesti inventaarion. Hän vertaa nykyistä kirjattua varaston saldoa juuri tekemänsä varastomäärään. Ero kirjataan varaston oikaisuna. Varaston mukauttamispäiväkirjaan sisältyy veloitettu myydyn tavaran hinta, luotto ostoksille ja joko veloitus tai luotto Inventorylle. Omistaja määrittää ostojen määrän perustuen koko kuukauden aikana tehtyihin ostoksiin. Varaston määrä lasketaan varaston fyysisen laskennan ja järjestelmän varastojen tasapainon välisen eron perusteella. Jos varaston määrä edustaa varaston saldon kasvua, tili veloitetaan. Jos varaston määrä edustaa laskua, tili hyvitetään. Tavaroiden hankintameno määritetään laskemalla numero, joka tarvitaan merkinnän tasapainottamiseen.
Jatkuvat varastomuutokset
Jatkuvassa inventointijärjestelmässä ostot ja myyntitapahtumat vaikuttavat varaston saldoon tapahtuman aikana. Lopullisen inventaarion, joka on tallennettu pysyvään inventaarijärjestelmään, tulisi teoriassa vastata fyysistä varastojen määrää. Tilinpitäjä vertaa fyysistä inventaaria varaston järjestelmän tasapainoon. Tilinpitäjä tallentaa poikkeaman varastonmuutokseksi. Poikkeamien määrä veloitetaan kauppahinnasta, joka on myyty toisen osan kanssa latausluettelosta. Jos varaston määrä osoittaa enemmän kuin varastojärjestelmä, kirjanpitäjän debit Inventory ja luottokustannukset myydään. Jos varaston laskennassa näkyy pienempi saldo kuin varastojärjestelmässä, kirjanpitäjä veloittaa myydyn hyödykkeen kustannukset ja luottojen luettelon.
Varaston analyysi
Jotkin varastomuutokset johtuvat normaalista liiketoiminnasta, kuten varastojen pilaamisesta tai tietojen syöttövirheistä. Tilinpitäjän on analysoitava suuria varastomuutoksia sen määrittämiseksi, miksi suuret muutokset tapahtuvat. Tietojen syöttämisessä esiintyvät usein virheet edellyttävät uudelleenkoulutusta tai uudelleenjärjestelyä. Suuret selittämättömät varastomuutokset saattavat olla seurausta varkaudesta, mikä viittaa siihen, että turvallisuus on lisättävä.
