Monet organisaatiot suunnittelevat työntekijöitä työskentelemään 24–7, 365 päivää vuodessa työtarpeiden täyttämiseksi ja tarjoamaan korkeamman palvelutason kuin kilpailijat. Henkilöstön tehokas aikataulutus näihin muutoksiin kattaa odotetun kysynnän, halutun palvelutason, työntekijöiden saatavuuden ja kustannusten tasapainottamisen. Koska palkat ja edut ovat usein suurimmat rivikohdat osaston talousarviossa, aikataulun tarkkuudella on suora vaikutus alimpaan riviin. Monet yritykset luottavat aikataulutusohjelmistoon, jota kutsutaan myös työvoiman hallintapaketeiksi, auttamaan tätä tärkeää tehtävää.
Tarvittavat kohteet
-
Tuottavuusraportit
-
Taulukot-ohjelmisto
-
Työvoimanhallintaohjelmisto (valinnainen, mutta suositeltava)
Kuinka aikatauluttaa työntekijöitä 24-7
Ymmärrä liiketoiminnan tehtävät, jotka edellyttävät henkilöstön kattavuutta, kuten saapuvien myyntipuhelujen vastaaminen, asiakkaiden sähköpostiviestien vastaus tai faksitilausten syöttäminen. Tunnista liiketoiminnan tavoitteet, mittatiedot ja asiakaspalvelutason odotukset jokaiselle tehtävälle. Määritä kunkin tehtävän suorittamiseen tarvittava keskimääräinen aika. Tunnista tekijät, jotka voivat vaikuttaa myönteisesti tai negatiivisesti henkilöstön tuottavuuteen.
Selvitä, kuka suorittaa työn (esim. Edustajat, johtajat) ja mihin toimipaikkoihin. Jos työskentelypaikkoja on useita, selvitä, ovatko aikavyöhykeerot. Harkitse osa-aikaisen ja kokopäiväisen henkilöstön yhdistelmää.
Tutustu kaikkiin yrityksen toimintaperiaatteisiin tai lakisääteisiin määräyksiin, jotka voisivat vaikuttaa aikataulutuspäätöksiin. Pyydä tietoja henkilöstöosastolta.
Ennustetaan liiketoiminnan kysyntää tietojen, raporttien ja ennusteohjelmien avulla. Analysoi historiallinen työmäärä samoilla ajanjaksoilla.Harkitse tulevaisuuden kysynnän vaihtelua kausiluonteisuuden, tuotemuutosten, mainonnan, markkinaolosuhteiden, liiketoiminnan kasvun tai laskun ja muiden asiaan liittyvien tekijöiden osalta. Tunnista odotetun työn kokonaismäärä, eriteltyinä aikaerinä, kuten kuukausi, viikko, päivä ja tunti. Luomalla hyvin yksityiskohtaisen, kysynnän ennusteen voit ennustaa tarkemmin henkilöstön tarpeita.
Henkilöstöä koskevat poikkeukset, jotka ovat työntekijöille jäämiä tunteja työtehtävien suorittamiseen. Poikkeuksia ovat sairausaika, loma-aika, taukot, kokoukset ja koulutus. Tarkista historialliset tiedot ja luo oletuksia tulevasta poikkeusajasta.
Luo henkilöstö, ”mitä jos” -mallia käyttäen työvoimanhallinnan (WFM) ohjelmistoa tai Microsoft Exceliä.Sisääntuloihin tulee sisältyä tehtäviä, tuottavuutta, odotettua työmäärää ja poikkeuksia koskevia ennusteita. malleja.
Viimeistele henkilöstö / kysyntämalli ja luo sitten suunnitelma, joka kattaa tarvittavat muutokset. Suunnittele sekä etulinjan työntekijät että johtohenkilöt. Monet yritykset antavat työntekijöille, joilla on kaikkein ylivoimaisimmat työntekijät ja paras työtehtävä, valita halutut muutokset.
Jatkuvasti seurata ja säätää aikatauluja muuttuvien liiketoimintatarpeiden perusteella.
vinkkejä
-
Monet työnantajat tarjoavat kannustimia niille työntekijöille, jotka työskentelevät vähemmän toivottavien siirtymien, maksetaan tuntipalkkana tai bonuksena.
Koska työn volyymi vaihtelee, on yleistä suunnitella tarpeeksi työntekijöitä käsittelemään vilkkainta tai huippuaikaa tietyssä siirtymässä, sitten käytä vähemmän kiireisiä aikoja koulutukseen tai taukoja varten.
Varoitus
Vaikka jatkuvasti muuttuvat muutokset ja aikataulut voivat sopia yrityksesi tarpeisiin, liian monet muutokset voivat vaikuttaa kielteisesti työntekijöiden moraaliin. Useimmat työntekijät suosivat yhtenäisiä aikatauluja.
