Jos työskentelet joskus hallinnollisessa asemassa, voi olla sinun tehtäväsi kirjoittaa minuutit. Se voi olla vaikeampaa kuin luulet kirjoittaa minuutteja. Kuvien kirjoittaminen tarkoittaa oikean tasapainon löytämistä liian vähän ja liian monta muistiinpanoa, joka otit kokouksessa. Lisäksi sinun ei tarvitse käyttää pelkästään teräviä kuuntelutaitoja vaan hyvän toimituksellisen herkkyyden. Noudattamalla alla olevaa ohjetta voit luoda ammattimaisen minuuttisiirron.
Tee transkriptio mahdollisimman pian kokouksen jälkeen. Voit helposti muistaa, mitä kokouksessa ilmeni.
Oikein oikeuttaa pöytäkirjasi. Tallenna kokouksen osanottajat, kokouksen tavoite (t) ja kokouksen päivämäärä / kesto. Sinun pitäisi myös sisältää avain, jossa luetellaan osallistujien nimikirjaimet niiden täydellisten nimien rinnalla, koska joka kerta, kun osallistuja puhuu, voit esitellä heidän lausuntonsa alkukirjaimillaan.
Kirjoitetaan kokous kronologisessa järjestyksessä. Jaa keskustelut / keskustelut aiheittain, jos kokouksessa keskusteltiin useammasta aiheesta. Jos esimerkiksi keskustelu muuttuu budjettikysymyksistä henkilöstöresursseihin, esitä seuraava keskustelu seuraavasti: "Keskustelu muuttui henkilöstöosaston näkökohdiksi …"
Erota tärkeät ja merkityksettömät keskustelut kokouksessa. Esimerkiksi, et varmasti halua transkriboida hetkiä, jotka joku meni pois aiheesta ja puhui henkilökohtaisista asioista. Sen sijaan, että mainitsisitte, että keskustelu lähti pois kurssista, kirjoita joko ellipsit "…" tai jotain sellaista, "Noin tunnin kuluttua etsimättömästä keskustelusta …"
Tallenna asiakirja kiintolevylle (tai flash-asemaan) ennen tulostamista. Minuutin transkriptio tallentaa suurimman osan yrityksen tärkeimmistä päätöksistä, joten on tärkeää, että nämä päätökset tallennetaan myöhempää käyttöä varten.
vinkkejä
-
Tarkista aina oikeinkirjoituksesi ja kieliopinne ennen kuin lähetät minuuttisiirtosi pomosi. Kysy pomostasi, jos sinulla on malli, jonka avulla voit kirjoittaa minuutit. Jos näin ei ole, kysy, onko olemassa aiempia minuuttisiirtoja, joihin voit viitata kirjoittaessasi omaa.
Varoitus
Ole erittäin varovainen, kun tallennat kokouksia. Älä mainitse puhjeen takana olevaa henkilöä, mutta kerro jotain, "On erittäin suositeltavaa, että.." Jos sinusta tuntuu epävarma siitä, että yhdistät nimen dicussioniin, ota yhteyttä kokouksen puheenjohtajaan.
