Olipa ne lähetetty postitse tai sähköpostitse, liikekirjeillä on aina tietty muoto ja tyyli. Alustavan lomakkeen jälkeen pääset pisteeseen nopeasti ja kerrotaan lukijoillesi muista niihin liittyvistä asiakirjoista, joita olet lisännyt, kuten ansioluettelon, allekirjoitetun sopimuksen tai maksettujen laskujen kopiot. Liitteiden yksityiskohtaiset yksityiskohdat kirjeen tekstissä ja niiden merkitseminen kirjeen alareunassa ovat ammattimainen tapa auttaa vastaanottajaa ymmärtämään, miksi kirjoitat ja mitä lisämateriaaleja lähetit.
Kerro lukijalle, miksi kirjoitat
Hyvin kirjoitettu liikekirje alkaa yhdellä lauseella, jossa selitetään, miksi kirjoitat. Kerro vastaanottajalle, mitä ja kuinka monta asiakirjaa liität ja miksi olet mukana. Sinun pitäisi aloittaa sellaisilla lauseilla, kuten "Olen liittänyt ansioluettelon apulaisjohtajan tehtävään", tai "Liitteenä on kopio saamastani kirjeestä, joka vahvistaa viimeisimmän maksuni."
Vältä olemasta liian muodollinen
Liikekirjeesi kirjeenne ei saa sisältää paljon muodollisempaa ilmausta ”Katso oheinen…” Vaikka se ei ole kieliopillisesti virheellinen, tällaista muodollista kirjallista kieltä käytetään enimmäkseen akateemisissa lehdissä, virallisissa asiakirjoissa ja paikoissa, joissa vaaditaan vakavampaa tasoa. Yleisenä säännönä on välttää liian muodollinen kieli jokapäiväisessä liiketoiminnassa.
Luettele allekirjoituksen alla olevat liitteet tai kotelot
Kirjaimen alareunassa on allekirjoituslinjan jälkeen oikea paikka liitteiden luetteloon. Jos lähetät sähköpostia, kaksoistilaa allekirjoituksen jälkeen ja mainitset liitteet lyhyen merkinnän, kuten ”Liite: Jane K. Doe -palvelun jatkaminen”. Jos lähetät postin kautta kirjeen, lisäät lyhyen kuvauksen, jossa kuvataan kotelot kaksi riviä allekirjoituksen alla. Voit kirjoittaa sanan "kotelo" (esimerkki: "Kotelo: kuukausittainen markkinayhteenveto") tai käyttää yhteistä liiketoiminnallisia lyhenteitä "enc." ("Enc: Jatka John K. Doe).
Muita vinkkejä yritystoiminnan sähköpostiosoitteeseen
Liitteiden nimi: Alustaminen on kriittinen, kun lähetät yrityksen sähköpostiviestin. Liitteen liitetiedoston nimi on liitettävä sähköpostiviestiin. Lisää nimi, lyhyt kuvaus aiheesta ja sähköpostin päivämäärä. Jos liitetiedostossasi on useampi kuin yksi sivu, ilmoita se myös.
Liitä kuvat tehokkaasti: Jos lähetät valokuvia, varmista, että rajaat valokuvasi näyttämään vain sen, mikä on merkityksellistä ja pienellä tai keskikokoisella, joka ladataan nopeasti vastaanottajan tietokoneeseen tai laitteeseen.
Varmista, että kaikki sisällytetään: Ennen kuin suljet kirjekuoren tai painat lähetyspainiketta, varmista, että kotelot ovat kirjekuoressa tai että olet liittänyt asiakirjat sähköpostisi. Monet rekrytoijat ja muut yritykset voivat hylätä kirjeitä, jotka eivät sisällä pyydettyjä liitteitä. Se antaa myös vaikutelman, että lähettäjä on huolimaton.
