Olipa kyseessä hyväntekeväisyysjärjestö, heittävät vuosittaisen loma-puolueen tai aloitat uuden koulutusohjelman ja tarvitset konsultin, pyyntökirjeet ovat ensisijainen apuväline. Liiketoiminnan tarjouskirjeiden tulisi olla huomautettuja ja ytimekkäitä, ja niissä on oltava kaikki asiaankuuluvat tiedot, jotka vastaanottajan on tehtävä päätös ja toimi. Lisäksi sinun on tiedettävä alueesi huutokaupan laki, jotta varmistetaan, että kaikki on aluksella.
Tunnista kirjeenne tavoite. Pyytätkö lahjoituksia tai etsit tarjousta sopimusta koskevasta työstä? Tarjouskirjeitä käyttävät usein sellaiset yhteisöt, kuten hyväntekeväisyysjärjestöt, jotka haluavat lahjoituksia tai yrityksiä, jotka etsivät potentiaalisia tarjoajia tiettyä tapahtumaa, aloitetta tai ohjelmaa varten. Tee kattava luettelo sovellettavista yhteisöistä, joille haluat lähettää kirjeen, ja varmista, että ne täyttävät etsittävien palvelujen kriteerit.
Esitä asiaankuuluvat yksityiskohdat. Jotta saataisiin parasta vastausta, kirjeenne tulisi sisältää tiettyjä viittauksia palveluihin, joita etsit. Nämä tiedot sisältävät tapahtuman tai projektin päivämäärän ja kellonajan sekä tarvittavat tehtävät. Kirjeessä olisi myös nimenomaisesti pyydettävä hintatarjousta vastaanottajalta pyydettyjen tehtävien suorittamiseksi. Jos kyseessä on hyväntekeväisyysjärjestön varainhankinta, on oltava avoimia siitä, että pyydät rahaa. Sinun pitäisi myös kuvata vähimmäis- tai vakiolahjoitusta, jota odotat. Jos sinulla ei ole vähimmäislahjoitusta, voit myös sisällyttää nämä tiedot.
Lisää etuja. Kerro yritykselle kirjeessä, mitä hyötyä hän saa hänen osallistumisestaan ponnisteluihisi. Edut voivat sisältää jonkinlaista julkisuutta yritykselleen tai organisaatiolle tai hänen tekojensa julkista tunnustamista. Sisällytä, millaista julkisuutta se tulee olemaan, missä se näkyy ja mihin aikaan.
Tee proosa selväksi. Kirjeen sisällön ja muotoilun tulee olla selkeä, ytimekäs ja kunnioittava. Vältä kukkaista kieltä ja hankalaa lauseiden ja kappaleiden rakennetta. Kunnioita sitä, että kohdeyleisösi on kiireinen ja haluaa lukea materiaalin läpi tehokkaasti ja helposti.
Ole tietoinen paikallisista ostotöistä. Monissa valtioissa on lakeja liiketoiminnan tai rahan pyytämisestä. Esimerkiksi hyväntekeväisyysjärjestö voi joutua rekisteröimään virallisesti valtion kanssa ennen kuin tällaisia kirjeitä voidaan jakaa. Kiinnostus näihin asioihin ei ole vain hankkeen käynnissä laillisesti, vaan säästää myös huomattavia päänsärkyä valtion ja paikallisten virkamiesten kanssa. Voit aloittaa oman valtion valvojasi toimiston kanssa selvittääksesi oikeutesi ja velvollisuutesi.
