Asiakkaiden, työtovereiden ja liikekumppaneiden arvostuskirjeitä voidaan käyttää askelena asiakassuhteiden parantamiseksi tai olemassa olevan suhteen parantamiseksi. Vaikka et halua päästä kiertokirjeeseen, jossa lähetät kiitos huomionne siitä, että kiitos huomaa, että kaikki vastaus on "kiitos" ja "olet tervetullut", on olemassa keinoja hyödyntää tätä vaihtoa.
Näytä arvostuksesi
Jos joku kiittää sinua ajastasi, onnittelee tuotetta tai palvelua tai muuten on jotain hyvää sanottavaa yrityksestänne, tunnustakaa fanisi arvostus paluuviestillä.
Esimerkki: Kiitos, että otit aikaa tunnistaa ylivoimainen palvelu, jonka saitte Jane Dell -yhtiöltä. Kiitoskirje tallennetaan Jane'n työntekijätiedostoon, ja hänet tunnustetaan seuraavassa henkilöstön kokouksessa.
Esimerkki: Kiitos ystävällisestä kiitollisuudesta, joka koski sisustustasi viimeistelyä. Toivomme, että pidätte meidät uudelleen tulevaisuudessa sisustustarpeitasi varten.
Vastauksen ajankohdan tulisi olla yhdenmukainen asiakkaan kyselyihin vastaamiseen tarvittavien sisäisten standardien kanssa. Jos palaat asiakkaiden sähköposteihin 24 tunnin kuluessa, tee sama vastaamalla kiitoskirjeeseen.
Paranna liikesuhteitasi
Jos joku kirjoittaa kiitoksesi arvioinnista, tuotenäytteestä tai kuulemisen jatkotoimista, käytä avausliikettä, jotta voit ottaa liiketoimintasuhteen seuraavalle tasolle.
Esimerkki: Olen iloinen kuullessanne, että sait näytteen uusista vihreistä puhdistusaineistamme. Olisin iloinen voidessani järjestää aikaa tulla yrityksesi luo ja arvioida tarvitsemasi määrät sisäiseen siivoushenkilöstöön.
Esimerkki: Olen iloinen kuullessanne, että sait arvion rakennushankkeestasi ja että arvio vastaa hallituksen taloudellisia tarpeita. Haluaisin järjestää aikaa tavata ja keskustella aikataulusta konkreettisempien kehityssuunnitelmien edistämiseksi.
Tässä tapauksessa saamasi kiitos on osa jatkuvaa liiketoimintaa ja sitä on seurattava heti.
Anna tulevaisuuden kannustin
Jos joku osoittaa arvostusta tuotteesta tai palvelusta, rohkaise toistuvaa liiketoimintaa tarjoamalla ilmaistarjous tai kannustin kehottamaan häntä käymään uudestaan.
Esimerkki: Olen iloinen kuullessani, että isäsi eläkkeelle siirtyminen oli niin hyvä. Mukana on lahjakortti, jonka arvo on 100 dollaria.
Esimerkki: Meillä oli ilo tietää, että autoteollisuuden korjauskokemuksesi oli miellyttävä. Mukana on kaksi ilmaista öljynvaihtokuponkia sekä palvelukuponki, joka annetaan perheenjäsenelle tai ystävälle. Pyydä häntä mainitsemaan nimesi, ja lähetämme sinulle lahjakortin vapaaseen pesuun ja vahaan seuraavalla vierailulla.
Markkinointivälineinä käytettävät vastaukset olisi asetettava etusijalle ja lähetettävä mahdollisimman pian, aivan kuten palauttaisit välittömästi pyynnön pyytävät tiedot tai aikatauluttavat tapaamisen.
