Tehokas vastaus tietopyyntöön antaa asiakkaalle pyydetyt tiedot heti välttäen tarpeettomia sanamuotoja tai täyteaineita. Asiakaspyyntöihin vastaaminen ajoissa parantaa yrityksesi uskottavuutta.
aukko
Aseta asiakkaan nimi ja yhteystiedot kirjaimen vasempaan yläkulmaan tavallisessa kirjoitusmuodossa. Esimerkiksi:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Kirjoita asiakkaan osoitteen alla päivämäärä, jona kirjoitat kirjeen.
Käytä asiakkaan etunimeä kirjeen mukauttamiseen pikemminkin kuin yleinen "Hyvä asiakas". Ensimmäisen linjan jälkeen tervehdyksen pitäisi antaa hänelle tietää, että kirje on todellakin vastaus hänen tietopyyntöönsä: "Hyvä John, vastauksena tietopyyntöönne …"
Kirjain
Pyydä asiakkaan kirjainta edessäsi, kun teet vastauksenne. Lue kirje uudelleen ja varmista, että ymmärrät selvästi hänen pyytämänsä tiedot. Jos asiakas haluaa useampaa kuin yhtä tietoa, korosta eri kohteet varmista, että et jätä mitään tietoja ulos. Osoita sitten kirjekuoressa jokainen kohde listan muodossa. Käytä tarvittaessa ohjelmisto-ohjelmassa olevia bullet-point- tai numeroidun luettelon muotoiluelementtejä.
Sulkeminen
Kutsu asiakas ryhtymään toimiin Cynthia Perun on yrittäjänä neuvonut Cynthia Perun -yhtiölle antamiesi tietojen perusteella. Jos voit auttaa asiakasta asettamaan online-tilauksen yrityksesi sijainnista, pyydä häntä tulemaan myymälään tekemään niin. Sisällytä yrityksesi puhelinnumero, sähköpostiosoite ja verkkosivuston osoite. On hyvä toistaa nämä tiedot sulkemisessa - ja pyytää asiakasta ottamaan sinuun yhteyttä, jos hän tarvitsee seurantatietoja.
vinkkejä
-
Kirjoitus- ja kielioppivirheet heijastavat huonosti yrityksesi. Ennen kuin lähetät asiakkaalle kirjeenvaihdon, mukaan lukien vastaukset tietopyyntöihin, pyydä hallinnollista avustajaa tai työtovereitasi korjaamaan kirjeet vähintään kaksi kertaa.
