Kuvaa tämä: soitat toimittajalle tilata joitakin widgetejä ja ampua ne sähköpostitse vahvistaaksesi. Ongelmana on, että he lähettävät sinulle viisi tapausta neljän sijasta ja laskevat sinut suuremmalla laskulla kuin odotit. Koska sinulla ei ole mitään laillista pitää myyjää vastuussa, sinulla ei ole paljon paluuta. Saatat saada vihaiseksi ja uhata pidättää maksun, mutta se voisi kaikki saada sotkuista ja pilata sinun suhdettasi. Mitä tehdä? Tulevaisuudessa saatat harkita ostotilausjärjestelmän käyttöönottoa. Tuottajaorganisaatioilla on tärkeä rooli yrityshankintojen valvonnassa, mikä auttaa sinua seuraamaan tilauksia ja hallitsemaan suoritettuja maksuja.
Mikä on ostotilaus?
Ostotilaus on tavaroiden ja palvelujen tilauksen virallinen vahvistus. Se toimii yrityksen ja sen toimittajien välisenä sopimuksena, joten toimittaja tietää tarkalleen, mitä on tilattu ja yritys tietää tarkalleen, mitä tuotteita ja palveluja aiotaan toimittaa ja mihin aikaan. Kun toimittaja hyväksyy ostotilauksen, se luo oikeudellisesti sitovan sopimuksen osapuolten välillä. Joten, et koskaan jää kiinni ylimääräiseen tapaukseen, jota et tarvitse, ja toimittaja on suojattu, koska hänellä on nyt oikeudellinen todiste siitä, että tavarat ja palvelut on tilattu. Jos et tehnyt ostotilausta, asiakkaalta ei olisi lainkaan sitovaa järjestystä.
Mitä ostotilaukset näyttävät?
Ostotilaukset näyttävät paljon kuin lasku. Ainoa ero on, että ostaja luo ne, ei myyjä. Yleensä ostotilaus sisältää seuraavat tiedot:
- Ostajan yrityksen tiedot.
- Toimitus- / laskutusosoite.
- Toimittajan yritystiedot.
- Tilauksen tiedot - tuote, määrä, hinta ja toimituspäivä.
- Ostotilauspäivä.
- Postinumero.
Myös tilauksesta voi olla erityisiä ehtoja, kuten silloin, kun maksu on suoritettava. Monet yritykset luovat vakiomuotoisen ostotilausasiakirjan, jossa on yleisiä tietoja johdonmukaisuuden varmistamiseksi.
Mikä on ostotilauksen numero?
Jos ostotilauksessa on yksi kohde, sinun on oltava PO-numero. PO-numero on yksilöllinen viitenumero, joka helpottaa toimitusten ja ostosten yhteensovittamista saapuessaan. Niiden käytön pitäisi nopeuttaa laskun käsittelyä, koska voit helposti seurata, milloin maksut on suoritettu tietyissä tilauksissa. Se minimoi myös virheellisten maksujen riskin, koska et maksa pois laskuista, joilla ei ole vastaavaa PO: a.
Tässä on esimerkki. Oletetaan, että tarvitset uuden arkistokaapin. Voit luoda ostotilauksen, jossa on kaapin koko, määrä ja erityisvaatimukset ja lähetät sen valmistajalle. Kun valmistaja hyväksyy ostotilauksen, se luo osapuolten välisen oikeudellisen sopimuksen. Valmistaja toimittaa sinulle kaapit ja lähettää laskun maksettavaksi tulevasta kokonaismäärästä. Laskussa viitataan PO-numeroon. Joten, kun saat laskun, voit tarkistaa sen ostotilauksesta varmistaaksesi, että nämä kaksi asiakirjaa vastaavat. Jos he tekevät, mene eteenpäin ja maksa. Jos he eivät tee, joku on tehnyt virheen, jota sinun täytyy tutkia.
Miten integroit ostotilausjärjestelmän yrityksesi?
Jos et ole aikaisemmin käyttänyt tuottajajärjestöjä, saat anteeksi, että ajattelet, että se on niin yksinkertainen kuin ostotilausmalli Microsoft Wordissa tai kirjanpito-ohjelmistossa. Nämä vaihtoehdot ovat hyviä fyysisen ostotilausasiakirjan luomiseksi, mutta on vielä joitakin asioita, jotka sinun on harkittava, ennen kuin voit integroida PO-järjestelmän yrityksenne:
Kuka tekee ostot?
Ensisijaisen ostotilauksen järjestelmänvalvojan tulee hallita ostotilauksen järjestelmää. Tämä keskittää ostoksesi ja antaa sinulle selvän selvityksen siitä, kuinka paljon rahaa käytetään. Heti kun PO on luotu, järjestelmänvalvoja voi välittömästi laskea kustannukset yrityksen talousarvioon. Pohjimmiltaan aloitat ottamalla luottokortteja pois yleishenkilöstön käsistä.
Mikä on prosessi, jolla hankitaan pyyntö?
Jokainen PO-prosessi alkaa tilauksesta. Tämä on ostotilauksen pyyntö, jonka työntekijät tekevät aina, kun he tarvitsevat tavaroita tai palveluja. Sinun on luotava vakiomuotoinen hankintamalli, jota kaikkien henkilöstön jäsenten on käytettävä. Monet pienet yritykset sallivat henkilöstönsä lähettää sähköpostitse pyyntönsä johtajalle, joka toimii yhteistyössä järjestelmänvalvojan kanssa budjetin jakamiseksi, hankkimaan hyväksynnän ja nostaa tarvittavan PO: n.
Hankintajärjestelmän lisääminen varmistaa, että henkilökunta saa keskitetyt peukalot ennen ostamista, joten mikään ei liukene halkeamien läpi. Pian sinulla on tarpeeksi tietoa, jotta voit seurata, miten työntekijät käyttävät tarvikkeita ja spot-ostokuviot, kuten ovatko mahdolliset alennushintaiset hankinnat toimittajalta?
Miten kirjaudut PO: hen?
Ylläpitäjät voivat halutessaan hyväksyä, hylätä tai merkitä pyynnön jatkokeskustelua varten. Kun pyyntö on hyväksytty, PO: n ylläpitäjän on jaettava PO-numero tilaukseen - voit käyttää haluamaasi aakkosnumeerista koodia - ja tallentaa sen PO-rekisteriin. Rekisterin ylläpitäminen varmistaa, että ostot ovat kokonaisuudessaan käytössä. Näet ennakkomaksun vaikutuksen ennen kuin hyväksyt sen, ja päivitä budjetti aina, kun PO nostetaan. Se on myös keskeinen osa tarkastusreittejä, varmistaen, että toimitusten ja maksujen loppumisen välillä ei ole eroja.
Miten hallitset toimittajia?
Tietenkin sinun on annettava toimittajille tietää, että siirryt PO-järjestelmään. Tämä on yhtä helppoa kuin yhteydenotto myyjiin ja niiden ilmoittaminen, kun lähetät ostotilauksen, ennen kuin teet maksun tavaroista. Kuinka saat PO: n myyjälle, sinä olet itse - useimmiten pääkäyttäjä lähettää sen suoraan vastaanottajalle.
Kun myyjä saa ostotilauksen, heidän on tarkistettava huolellisesti virheiden varalta ennen toimitettavien tavaroiden valmistelua. Monet suuremmat toimittajat ovat tottuneet ostamaan tukipalveluja ja niillä on järjestelmät, jotka merkitsevät tilisi, jos yrität ostaa ilman PO: ta.
Miten sovitat laskujen maksut PO-rekisteriin?
Jos ylläpidät ajantasaista PO-rekisteriä, laskujen tai luottokorttitilastojen yhteensovittaminen ostotilausta ei ole erityisen vaikeaa tai aikaa vievää. Haluat vain merkitä kaikki ostokset, joita ei ole kirjattu PO: lle. Silloin on kyse henkilöstön kouluttamisesta poistamaan ylimääräiset ostot tulevaisuudessa.
Pitäisikö automatisoida ostotilausprosessia?
Sen sijaan, että teet asioita manuaalisesti, voit halutessasi sijoittaa pienyritysten omistajille suunnattuihin ostopalveluihin. Nämä järjestelmät voivat automatisoida pyyntöjäsi ja rutiinitodistuksiasi ja tuottaa tuottajaorganisaatioita automaattisesti, mikä tekee koko asiasta paljon haastavamman. He hallitsevat myös ostopyyntöjä yhdestä sijainnista yhdestä paikasta riippumatta, mikä on helpompi hallita ostotilauksia liikkeellä. Joillakin järjestelmillä on muitakin hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten toimittajaluettelo, jolla ostopyynnöt ovat helpompia ja helpompia työntekijöillesi.
Järjestelmät ovat niin laajoja, että ne ovat pitkiä, ja online-sivustoja on paljon, jotta voit kaventaa vaihtoehtoja. Kuten aina, hyödyntäkää demoja ja ilmaisia kokeilujaksoja, joten olet varma, että olet tehnyt oikean päätöksen ennen ostamista.
