Tapahtumasuunnittelukomitea voi olla kätevä, jos olet vastuussa suuresta tai monimutkaisesta toiminnasta. Valiokunta tulisi perustaa aikaisin, jotta se voi osallistua suunnitteluun alusta loppuun. Ota johtava rooli määräaikojen asettamisessa ja valiokuntien jäsenten rekrytoinnissa.
Aloita suunnitelmien laatiminen valiokunnalle kuukausia ennen tapahtumaa. Selvitä, kuinka usein valiokunnan tulisi kokoontua ja pitää kokouksia mahdollisimman vähän, jotta ihmiset eivät tylsistyisi. Suunnittele ylimääräisiä kokouksia, kun tapahtuma lähestyy.
Luo valiokunnan jäsenten vastuualueet ja suunnittele alivaliokunnat ennen kuin lähestyt ihmisiä liittymään valiokuntaan.
Kutsu ihmisiä liittymään valiokuntaan. Keskity ihmisiin, jotka ovat osoittaneet kiinnostusta tapahtumaan tai joilla on kokemusta vastaavien tapahtumien suunnittelusta. Kysy henkilökohtaisesti ja anna yksilölle kaikki tiedot, jotka olet suunnitellut tähän kohtaan. Lähetä heille sähköpostiviestejä kiittämällä heitä liittymisestä valiokuntaan ja muistuttamalla heitä ensimmäisen kokouksenne yksityiskohdista.
Pyydä jokaista jäsentä täyttämään lyhyt lomake ja yhteystiedot ensimmäisessä kokouksessa. Tarkista kokousten aikataulut ja anna yksityiskohtaiset tiedot tapahtumasta ja mahdollisista varoista tai ongelmista. Osoita, mihin tarvitset apua ja mitkä päätökset on tehtävä. Asettakaa alivaliokunnat ja anna ryhmän määrittää, mitkä jäsenet vastaavat niistä. Määritä alakomitean puheenjohtajat ensimmäisen kokouksen loppuun mennessä.
