Ostotoiminta on merkittävä osa liiketoimintaa. Yritykset tunnustavat merkittävät kustannussäästöt, jotka voivat johtua tehokkaista ostopäätöksistä, ja myös kuinka heikko ostostrategia voi johtaa katastrofiin: myyjä, joka ei toimita esimerkiksi naudanlihan ostotilausta hotellille, voisi haitata yrityksen kykyä vastata tapahtumaan 500 hengelle.
Kustannusten hallinta
Kustannusten hallinta on ratkaiseva tekijä hankintojen hallinnassa. Nämä johtajat analysoivat, mitkä toimittajat myyvät tarvittavia tuotantopanoksia tuotantoon ja mihin hintaan. Näistä tiedoista he tarkastelevat monia muita tekijöitä, jotka sisältävät ajoissa tapahtuvia siirtoja, takuita, alan mainetta ja liiketoimintaa. Koska toimittajien vaihtaminen on kallista, luotettavan myyjän löytäminen on tärkeää kustannusten hallitsemiseksi.
Hintavakaus
Ostohallinnan tärkeä tehtävä on hintavakauden saavuttaminen. Kun tuotantokustannukset vaihtelevat villisti, muut yksiköt kokevat esteitä. Esimerkiksi markkinointitiimi ei tiedä, mikä hinta asiakkailta, rahoitusasiantuntijat eivät voi arvioida voittoa ja kirjanpitäjät eivät voi määrittää yrityksen kassavirtaa. Ostopäälliköt pitävät tuotantokustannukset vakaana usealla tavalla, joista yksi neuvottelee myyjien kanssa alhaisimman hinnan saavuttamiseksi ja pitkäaikaisen sopimuksen arvon lukitsemiseksi. Sellaisten tuotantopanosten osalta, joilla on haihtuvia hintoja, kuten hyödykkeitä, ostopäälliköt työskentelevät pankkien kanssa suojaamaan nämä erät termiinisopimuksella. Alan E. Branch, ”International Purchasing and Management”, kertoo, että nämä sopimukset suojaavat myös monikansallisia yrityksiä valuuttakurssimuutosten riskiltä, mikä voi myös vaikuttaa tuotantokustannuksiin.
Toimitusketjun hallinta
Toimitusketjun turvaaminen on toinen ostopäälliköiden tärkeä tehtävä. Ostajat ovat vastuussa siitä, että kaikki tarvittavat materiaalit näkyvät ajoissa, ehjinä ja odotettavissa olevina. Jos jokin näistä lähetyksistä viivästyy tai alihankinta, vaikutukset toistuvat koko tuotantoketjussa. Esimerkiksi viallisten ruuvien lähetys voi aiheuttaa lopputuotteen hajoamisen. Koko tilaus vaarantaa puolestaan johdon ostopäätöksen. Kuten toukokuussa 2011 julkaistussa Bloomberg-artikkelissa selitettiin, Applen Kiinassa toimivan myyjän räjähdys aiheutti 500 000 iPadin mahdollisen tuotannon menetyksen.
Asiakastyytyväisyys
Ostopäälliköillä on keskeinen rooli asiakastyytyväisyyden varmistamisessa. Johtajilla on tämä velvollisuus kahdella tavalla: tuotteen laatu ja toimitukset ajoissa. Kun ostajat valitsevat laadukkaita ainesosia alhaisemmilla kustannuksilla, nämä kustannussäästöt voidaan antaa asiakkaalle. Samoin huono laatu estää asiakkaita palaamasta liiketoimintaan. Viivästyneet ja vialliset tuotteet ovat muita tapoja, joilla ostopäälliköiden päätökset vaikuttavat asiakkaisiin. Niinpä näillä työntekijöillä on ratkaiseva rooli asiakkaan kokemuksen muokkaamisessa organisaation kanssa.
