Olipa kyseessä yrityksen tai maallikkopäällikön toimitusjohtaja, on todennäköistä, että he käsittelevät määräaikakirjeen jollakin tavalla elinkaarensa aikana. Määräaikaiset kirjeet voivat olla mainosasiakirjoja, varoitusilmoituksia ja jopa kiitoskirjeitä. Näitä kirjaimia on useita.
Ensisijainen määräaika
Ensisijaiset määräajat lähetetään ensimmäisessä kirjeenvaihtokierroksessa tulevasta määräajasta. He esittelevät hankkeen tai tapahtuman ja antavat yksityisille tietää, että määräaika on joko tulossa tai juuri asetettu. Tällaiset määräajat on tarkoitettu tiedottamaan ja piirtämään kiinnostusta tai auttamaan hankkeen tai tapahtuman järjestämisessä. Ne ovat yleensä hyvin sydämellisesti kirjoitettuja positiivisella kielellä. Ne voivat tulla suoraan toimitusjohtajilta tai projektikoordinaattoreilta, ja joskus ne lähetetään massiivisesti. Nämä kirjeet lähetetään joskus kuukausia ennen määräaikaa.
Toissijainen määräaika
Toissijainen määräaika on kirjeitä, jotka on kirjoitettu ensisijaiseksi määräajaksi. Nämä kirjeet muistuttavat lyhyesti yksilöä siitä, että määräaika on tulossa, ja ne kehottavat usein yksilöä osallistumaan tapahtumaan tai edistämään sitä tai lopettamaan tehtävänsä ensisijaisessa kirjeessä ilmoitettuun määräaikaan mennessä. Ne voivat viitata ensisijaiseen kirjeeseen, kuten päivämäärään, jona ensisijainen kirje on lähetetty ja miksi henkilö vastaanotti sen, kuten tietyn valiokunnan jäsen.
Aikaisempi määräaika
Aikaisemmat määräajat ilmoittavat henkilölle, että he ovat jättäneet käyttämättä asetettua määräaikaa. Kirjeiden ei tarvitse olla sydämellisiä, mutta usein ne ovat tiukempia kuin ensisijaiset ja toissijaiset kirjeet. Jos myöhästynyt määräaika sisälsi minkäänlaista maksua, kirjeessä voidaan eritellä mahdolliset myöhästymismaksut. Kirjeessä voidaan myös yksityiskohtaisesti ilmoittaa aikomuksesta ryhtyä oikeustoimiin tai antaa varoituksia muista seurauksista, jotka aiheutuvat määräajan puuttumisesta.Jos seurauksia ei tapahdu, kuten jos ensisijaiset ja toissijaiset kirjeet koskisivat lahjoitusten määräaikoja, kirje voi ilmoittaa henkilölle, miten jatkaa osallistumista organisaatioon tai miten noudatetaan seuraavaa suunniteltua määräaikaa.
Kalenterin määräaikaiset kirjaimet
Toisin kuin muuntyyppiset määräaikaiskirjeet, kalenterin määräaikojen kirjeiden tarkoituksena on hahmotella monta määräaikaa kerralla. Ne toimivat äärimmäisenä tehtävänä tai hankkeen tavoitteina ja ovat enemmän yleiskatsaus. Nämä kirjeet pyytävät usein vastaanottajaa tallentamaan annetut päivämäärät aikatauluilleen.
Anteeksipyynnön määräaika
Anteeksipyynnön määräajat lähetetään vastaanottajalta henkilölle, joka lähetti alkuperäisen määräajan kirjeen. He pahoittelevat pomon tai organisaation antaman määräajan puuttumista. Näihin kirjeisiin sisältyy joskus pyyntö uudesta määräajasta tai kysytään, onko vaatimukset vielä täytettävä.
