Soittajat voivat jättää viestejä puheviestiinsi eri syistä. Jotkut viestit saattavat olla ystävällisiä muistutuksia tärkeistä yritystiedoista ja yhteyksistä. Ääniviestiviestissäsi sanotut asiat, olipa kyse sitten henkilökohtaisesta puhepostista tai yrityksen puhepostista, ovat tärkeässä asemassa siinä, millaisia tietoja soittajilta palautetaan. On olemassa joitakin perustietoja, jotka sinun pitäisi aina sisällyttää ääniviestiin.
Lähtevä viesti
Ensimmäinen asia, jonka sinun pitäisi tehdä lähtevästä viestistä, on tunnistaa nimi, organisaatio ja puhelinnumero. Toinen asia, jonka sinun pitäisi tehdä, on osoittautua saatavuuteen. Saatat esimerkiksi haluta sanoa, että et ole käytettävissä ja anna aika ja päivä, jolloin tulet takaisin. Loppujen lopuksi tarkista, millaisia tietoja haluat palauttaa puhepostiosoitteeseen, kuten nimi, yritys, numero ja mahdollisesti viesti. Tyypillinen lähtevä puheviesti saattaa kuulostaa tältä: ”Olen Bob Smith ja Sampson, Inc. on 555-555-5555. En ole käytettävissä vasta tänään klo 4, mutta jätä nimi, yritys ja numero ja palautan puhelun välittömästi. Kiitos. ”Muista olla lyhyt ja antaa selkeät, tiiviit ohjeet soittajalle.
Vältä ongelmia
Soittajat voivat joskus kutsua vääriä numeroita. Kun et ole ilmoittanut nimeäsi, organisaatiota ja puhelinnumeroa lähtevässä viestissäsi, voit usein vastaanottaa viestejä, joita ei ole tarkoitettu sinulle. Ilmoittaessasi nämä tiedot varmista, että soittaja tietää, että he ovat saavuttaneet oikean henkilön tai valinneet oikean numeron. Saatat haluta kannustaa soittajaa jättämään viestin. Jos et rohkaise heitä poistumaan viestistä, sinun on vaikea arvioida puhelun merkitystä. Jos saat lukuisia puhepostiviestejä, nämä viestit ovat tärkeitä, jotta voit selvittää, mitä puheluita palautetaan viipymättä ja miten valmistautua paluupuheluun. Jos kannustat viestejä, pyydä soittajan olemaan lyhyt tai tiivistämään viesti. Ääniviestit, joissa on pitkän viestin selitykset, voivat tulla raskaiksi tai eivät välttämättä ole tarpeellisia, mikä tuhlaa aikaa.
Lisää sähköposti, sosiaalinen media
Koska sosiaalisen median kautta jaetaan niin paljon tietoa, sinun kannattaa harkita online-yhteystietojen lisäämistä lähtevään viestiin. Sosiaalisen median yhteystietojen poistamisen haasteena on saada soittaja ymmärtämään, mistä lähtevät. Se voi vaatia, että sinun tulee täsmentää nimesi eikä olettaa, että soittaja tietää. Jos haluat, että soittaja jättää viestin sähköpostiosoitteeseesi, saatat haluta sanoa: "Voit jättää minulle sähköpostiosoitteen Bob Smithissä osoitteessa Sampson dot com" tai "Voit jättää viestin bobsmithille Sampson dot com. ”Käytä parasta tuomiota, mutta kirjoita nimesi ja yrityksenne nimi antaa soittajalle parhaan kuvan saada tiedot oikein. Ei ole hyvä mainita URL-osoitteet, kuten Facebook tai Twitter, koska ne voivat olla hämmentäviä. Jos sinusta tuntuu, että nämä ovat parhaita paikkoja jättää sinut viesteihin, sano lähtevässä viestissäsi: "Voit myös jättää minulle viestin Facebook-sivulle."
