Hallituksen jäsenet ovat velvollisia hoitamaan kohtuullisen varovaisuutta yhtiön liiketoimintaa hallinnoivassa toiminnassa, ja siihen kuuluu pysyminen organisaation taloudessa. He tekevät tämän käyttämällä organisaation rahastonhoitajan raportteja ja vastaanottavat raportteja aikataulusta, joka riippuu organisaation säännöistä tai nykyisen hallituksen ohjeista.
Hallituksen tehtävät
Hallitus on virallinen elin, joka valvoo voittoa tavoittelevan tai voittoa tavoittelemattoman yrityksen toimintaa. Hallitus voi palkata johtamis- tai yritysjohtajia toimintojensa suorittamiseksi, mutta hallitus asettaa edelleen organisaation yleiset tavoitteet ja tehtävät. Hallitusten on pysyttävä ajan tasalla organisaation taloudellisesta tuloksesta, jäsenmääristä ja toiminnasta osana tehtäviään. He nimittävät rahastonhoitajan valvomaan organisaation taloutta joko pitämällä kirjat suoraan tai johtamalla urakoitsijaa tai työntekijää.
Rahastonhoitajan tehtävät
Hallituksen rahastonhoitaja on henkilö, joka valvoo organisaation taloutta. Pienemmissä organisaatioissa, etenkin voittoa tavoittelemattomissa järjestöissä, rahastonhoitaja voi pitää kirjat, tehdä talletuksia, kirjoittaa tarkastuksia ja työskennellä yhdessä veroilmoittajan kanssa organisaation verojen suorittamiseksi. Suuremmissa organisaatioissa rahastonhoitaja voi tarkastella vain maksullisen kirjanpitäjän, kirjanpitäjän, toimitusjohtajan tai talousjohtajan työtä. Jotkut rahastonhoitajat johtavat rahoituskomiteaa, joka koostuu useista hallituksen jäsenistä tai hallituksen jäsenistä.
Raportointivaatimukset
Rahastonhoitajat esittävät säännöllisesti taloudellisia raportteja hallituksilleen. Tämä tapahtuu usein virallisissa hallituksen kokouksissa, jotka järjestetään kuukausittain tai neljännesvuosittain. Rahastonhoitajan raportti on yleensä yksi ensimmäisistä työjärjestyksistä hallituksen kokouksessa, ja hallitus ottaa aikaa keskustella raportista, jos se on yksityiskohtainen tai hyväksyy rahastonhoitajalle yhteenvedon, jos se ei ole. Rahastonhoitaja esittelee vuosittain hallitukselle tulevan vuoden budjetin, vuoden lopun tehokkuusraportin ja organisaation veroilmoitukset. Jos se on julkisesti noteerattu yhtiö, rahastonhoitaja esittää tiedot, jotka tulevat yrityksen vuosikertomukseen.
Raportin sisältö
Rahastonhoitajan raportit voivat olla yksinkertaisia tai monimutkaisia, riippuen hallituksen halusta ja hallituksen tarpeesta hoitaa luottamuksellinen vastuu organisaation asioiden hallinnoinnista. Pienet organisaatiot voivat pyytää rahastonhoitajaa lukemaan pankkitilin viimeisestä kokouksesta ja nykyisestä pankkitaseesta, jolloin hallituksen jäsenet voivat kysyä merkittäviä eroja. Suuremmat organisaatiot voivat pyytää yksityiskohtaisia taloudellisia raportteja, selityksiä suurista liiketoimista ja ennusteista tulevan vuosineljänneksen osalta. Mitä enemmän hallintoa hallintoneuvostolla on sen taloudessa, sitä vähemmän tietoa se voi tarvita hallituksen kokouksissa. Esimerkiksi, jos hallitus nimittää rahastonhoitajan, hänellä on rahoituskomitea ja hän palkkaa kirjanpitäjän johtamisesta vastaavan johtajan, koko johtokunta ei välttämättä tarvitse tarkistaa organisaation taloutta perusteellisesti kussakin kokouksessa.
