Vihaisia liikekirjeitä kirjoittavat tyytymätön kuluttaja tai työntekijä, joka etsii jonkinlaista muutosta tai taloudellista korvausta. Suurin osa vihaisesta kirjeestä, jota yleisesti kutsutaan kantelukirjelmäksi, sisältää tosiseikkojen ja tapahtumien tarkistamisen, jotka johtavat tyytymättömyyteen. Jos kirjailija haluaa todella harjoittaa yritystä rakentavassa keskustelussa, kirjeen on pysyttävä ammatillisena koko ajan.
Käytä Faktisia lausuntoja
Laita tosiseikat kirjeeseen, ei oletuksiin tai mielipiteisiin. Ilmoita, mikä loi turhautumista, vihaa tai ahdistusta. Käytä tosiseikkoja, jotka esittävät yksityiskohtaiset tiedot siitä, mitä tapahtui aikajärjestyksessä. Kun kerrotaan tosiasiat, älä välitä mielipiteitä tai tunteita. Kirje on ammattimaisempi ja siten tehokkaampi, ja tunteet jäävät pois niin paljon kuin mahdollista.
Esimerkiksi: "Lentoyhtiölasku on veloitettu kolmesta tarkastetusta pussista. Lipuani merkitsee vain yhden tarkistetun laukun." Nämä lausunnot ovat tosiasiallisia, koska ne ovat todistettavissa laskun ja lipun dokumentoinnilla.
Kun tosiasiat on esitetty, selitä, miksi tämä herätti vihaa ja turhautumista. Pidättäydy nimeä soittamasta, röyhkeydestä ja syytöksistä. Esimerkiksi: "Varastatte rahani näillä laittomilla maksuilla", se vain lisää ongelmaa. Varkauden todistaminen on paljon vaikeampaa kuin pyytää yritystä ottamaan vastuu virheestä ja asettaa yrityksen automaattisesti puolustukseen.
Kirkas ja tiivis
Yritysten omistajilla, johtajilla ja asiakaspalveluosastoilla ei ole aikaa lukea romaania. Vaikka on tärkeää varmistaa, että asiaankuuluvat tosiasiat välittyvät, asioiden selkeä ja tiivis pitäminen pitää lukijan kiinni. Ajattele kantelukirjelmää yhteenvetona tieteellisestä kokeesta; kokeessa on paljon tietoa, joka on tiivistettynä tiivistettynä lopulliseen päätelmään. Valituskirjelmässä tehdään sama yhteenveto tosiseikoista ja todetaan päätetty emotionaalinen ahdistus.
Esimerkki siitä, miten sanoa vihasi, on: "Olen varma, että voitte arvostaa perheeni kokenutta turhautumista, kun huomasimme, mitä tapahtuu." Tämä lähestymistapa pyrkii empaattiseen vastaukseen eikä puolustavaan.
Toimintapyyntö
Harvat ihmiset kirjoittavat kirjeen pelkästään purkamaan; Toiminta ja ratkaisu ovat yleensä päämäärät. Esimerkiksi työntekijä, jolla on ongelma, joka koskee työtoverin poikkeavia kommentteja, haluaa todennäköisesti nähdä muutoksia yrityksen politiikkaan ja kurinpitopöytäkirjaan. Esimerkkinä kuluttajakirjeestä voi olla, kun hotellivierailta veloitetaan virheellisesti eri mukavuuksia; nopea palautus on suunniteltu tulos.
Nämä toiveet ja toimintapyyntö on selvästi merkitty pääkappaleen lopussa juuri ennen sulkemista. Jotkut kirjaimet ilmoittavat myös halutut resoluutiot kirjaimen alussa ja toista ne lopulta. Pidä toimintopyynnöt kohteliaita ja ytimekkäitä kuin muutkin kirjeet. Tee haluamasi resoluutio selkeäksi, jotta lukija ymmärtää odotukset - tämä ei takaa mitään, mutta alkaa keskustelun.
Esimerkiksi: "Antakaa edellä mainittujen tosiseikkojen perusteella täyden hyvityksen kaikista virheellisistä maksuista seuraavien kahden työpäivän kuluessa." Lukija tietää mitä haluat.
Kohtelias sulkeminen ja yhteystiedot
Sulje kirje kiittämällä lukijaa siitä, että hän on ottanut aikaa tarkastella kaikkea ja ymmärtää mukana olevat tunteet. Käytä tavallista sulkemista, kuten "Kiitos" tai "Terveisin", jota seuraa tulostettu nimi ja yhteystiedot. Oikolukujen ja kielioppivirheiden kirjeen oikaiseminen ja vilpittömästi katso sävy, jotta se pysyy ammattimaisena.
Merkitse kaikki kirjekuoret kirjaimella kirjoittamalla "Kotelot", joka sisältää kaksi lohkoa erottamalla riviväli. Merkittäviin koteloihin kuuluvat kuitit, kirjeenvaihto, kuvat tai muut tulostetut todisteet tapauksen tueksi.
