Tehokas tarkastus antaa yritykselle mahdollisuuden määrittää ja korjata menettelylliset puutteet. Tehokas tilintarkastuskertomus toteaa objektiivisesti havaintoja ja tarjoaa parannusehdotuksia. Tilintarkastaja määrittelee koeryhmän koon, testauskriteerit ja havainnot. Ilmoitettujen tulosten olisi oltava oikeutettuja ja niitä on tuettava todisteilla. Kun johto tarkastelee havaintoja vastauksen valmistelemiseksi, tilintarkastajan aikomuksen valmistelun aikana tulee näkyä koko asiakirjassa. Tämä mahdollistaa avoimen viestinnän ja mahdollisuuden korjata mahdolliset menettelylliset puutteet.
Luo kansilehti. Sisällytä yrityksen nimi ja tarkastettava osasto. Sijoita kuukausi ja vuosi, jolloin tarkastus tapahtui - ei päivämäärää, jona olet itse kirjoittanut raportin. Jos esimerkiksi suoritat tilintarkastuksen huhtikuussa 2011, mutta et julkaise raporttia vasta heinäkuuhun, kirjoita kansioon huhtikuu 2011.
Osoita tarkastuskertomus tarkastettavan osaston päällikölle. Kopioi kaikki alemman tason hallinta.
Kirjoita tarkastukseen johdanto. Anna taustaa tarkastettavasta osastosta, mukaan lukien sen tehtävä, koko ja tavoitteet.
Esittäkää tarkastuksen tavoitteet. Sisällytä, mitä etsit sekä yleisesti että nimenomaan. Yleisenä tavoitteena on esimerkiksi varmistaa, että tehokkaat menettelyt ja valvontatoimet ovat käytössä. Tarkemmin sanottuna saatat etsiä kattavia käytäntöjä, asianmukaisia hyväksyntätasoja ja tarkkoja asiakirjoja.
Selvitä raportin johtopäätökset. Mainitse yksityiskohtaiset havainnot yksityiskohtaisesti. Jos huomaat dokumentaatiossa puutteita, kerro tarkalleen puuttuva asiakirja ja lauseke. Jos jokin tietty menettely on tehoton, huomaa, että samalla kun saat näyttöä siitä, miksi se ei toimi.
Tee suosituksia vaiheista, joita johto voi toteuttaa havaittujen puutteiden korjaamiseksi.
Tarjoa johdolle mahdollisuus vastata tarkastuksen havaintoihin. Kun saat johtajan vastauksen, sisällytä se raporttiin.
Tunnustaa yksikön henkilöstö, joka auttoi sinua suorittamaan tarkastuksen.
Viimeistele lisäämällä yhteystietosi. Sisällytä nimesi, nimesi, puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi.
