Kun käteinen siirretään toiselle henkilölle liiketoimintaympäristössä, tapahtuman kirjaus on kirjattava. Usein työntekijöille annetaan käteistä rahaa, jotta he voivat maksaa yhtiön puolesta tehdyistä pienistä ostoksista. Raharahastoa kutsutaan pieneksi rahaksi, jota käytetään maksamaan esimerkiksi toimistotarvikkeita, aterioita ja lahjoja. Kaikki maksut tulee seurata päiväkirjassa sekä kaikkien maksujen kuitit.
Luo sarakkeita seuraaville kentille: Päivämäärä, Vastaanottaja, Kuvaus ja Määrä.
Hanki kuitti jokaisesta ostosta ja laske oston tarkka määrä, mukaan lukien vero takaisin työntekijälle.
Täytä kaikki lehtikentät ja säilytä kuitti päiväkirjaan. Kirjaa luottoja aina, kun rahasto on täydennetty.
Tarkista kunkin oston kuitit pääkirjan merkinnöistä kuukauden lopussa.
Vähennä saldon kuukausittaiset maksut kuukauden ensimmäisenä päivänä. Varmista, että summat vastaavat, tai tee muistiinpano ja korjaava merkintä eron huomioon ottamiseksi.
