Kun yrityksillä on töitä sopimuksen tekemiseen, he usein antavat ehdotuksen (RFP) päteville henkilöille, yrityksille ja urakoitsijoille, jotka pystyvät tekemään työtä. Riippumatta siitä, onko teille myönnetty työ, riippuu suurelta osin RFP: n myöntäneessä yrityksessä olevista yhteyksistä, mutta se riippuu myös siitä, miten vastaat pyyntöön. Ehdotuksen lähettäminen vastauksena RFP: hen on paljon muodollisempaa kuin sähköpostiviestin lähettäminen kiinnostuksen ilmaisemiseksi, ja se olisi tehtävä ammattimaisesti. Jos olet saanut RFP: n sellaisen projektin kohdalla, joka kiinnostaa sinua, vastaa seuraaviin ohjeisiin.
Lue RFP ja varmista, että ymmärrät selvästi, mitä yritys haluaa. Soita yrityksen yhteystietoon puhelimitse, jos et ole varma kaikista kohdista ja tarvitset selvennyksiä. Haastattelemalla kyseistä henkilöä lyhyesti on paljon ammattimaisempaa kuin pyynnön lähettäminen väärin. Sillä on myös se etu, että se antaa sinulle henkilökohtaisen esittelyn, joka auttaa silloin, kun yrityksen on aika tarkistaa ehdotustasi.
Luo vastauksesi luonnos. Saamasi RFP seurasi todennäköisesti tiettyä muotoa, joka liittää yrityksen halutun. Käytä tätä ohjeena ääriviivojen luomiseksi. Aloita tekemällä luetteloitu luettelo kaikista osion otsikoista. Tee kullekin näistä kysymyksistä luettelo kysymyksistä, joihin on vastattava, ja kysymykset, joita haluat käsitellä. Tämän luonnoksen laatiminen, joka ohjaa sinua ehdotuksen laatimisessa, helpottaa RFP: n vastaamista selkeästi ja tiiviisti.
Kokoa tiimi kokoamaan ehdotuksen. Jotkin organisaationne henkilöt voivat saada asiantuntemusta ehdotuksen osoitteista, kun taas toisilla voi olla erityinen lahjakkuus kirjallisten asiakirjojen laatimiseen. Kokoa pieni ryhmä tapaamaan ja selvittämään pyydetyn ehdotuksen yksityiskohdat.
Kirjoita ehdotus. Sisältö vaihtelee RFP: stä toiseen, mutta joitakin ohjeita on pidettävä mielessä. Tunnista ja vastaa kaikkiin RFP: n esittämiin kysymyksiin ja käsittele yrityksen huolenaiheita. Älä pelkää, että käytät lisäarvoa tuottavaa lähestymistapaa tunnistamalla avaimet, joita voit tarjota, mutta toiset eivät. Sinun pitäisi myös näyttää selkeä käsitys RFP: n vaatimuksista yksilöimällä tiettyjä toimituksia, jotka annat osana projektia, sekä jokaisen suunnitellun aikataulun ja hinnoitteluerittelyn kaikille ehdotetun hankkeen osa-alueille.
Luo ehdotuksen mukana toimitettavat ylimääräiset kohteet. Aloita kirjoittamalla lyhyt yhteenveto, joka antaa lyhyen katsauksen kaikkeen, mitä ehdotus sanoo. Sinun pitäisi myös kirjoittaa yhden sivun asiakirja, joka selittää yrityksesi keskittymisen ja asiantuntemuksen. Korvaa tämä henkilökohtaisella elämäkerralla, jos olet yksittäinen henkilö eikä yritys. Viimeistele kirjoittamalla lyhyt kirjekirje, jossa selität, miten sait RFP: n ja olet kiinnostunut projektista, ja ilmoittakaa, että oheinen ehdotus on esitetty harkittavaksi. Sisällytä täydelliset yhteystiedot sekä kansilehdessä että ehdotuksessa.
Lähetä materiaalit RFP: n myöntäneelle yritykselle. RFP määritteli todennäköisesti päivämäärän, johon mennessä materiaalit olisi palautettava. Muista lähettää kaikki materiaalit ennen tätä päivämäärää. On myös hyvä seurata yritystä viikon kuluttua tämän päivämäärän jälkeen ja kysyä, voitko antaa lisätietoja asiasta.
vinkkejä
-
Yritykset tekevät harvoin valinnan pelkästään ehdotuksen perusteella; Yleensä on kuitenkin hyvä, että aina vastataan RFP: hen, ja hyvässä uskossa pyritään toimittamaan mahdollisimman yksityiskohtaisia tietoja, jotka esitetään mahdollisimman ammattimaisella tavalla.
