Kokoukset ovat välttämätön osa jokaista liiketoimintaa. Koska hyvin suunniteltu kokous on foorumi, joka hyödyntää inhimillistä pääomaa, se on olennainen liiketoimintatyökalu, joka voi parantaa työvoiman tuottavuutta. Ei ole mitään yleistä tapaa suorittaa kokous. Voit kuitenkin kysyä tiettyjä kysymyksiä useimmissa kokouksissa, joiden avulla voit pysyä seurassa ja saavuttaa kokoustavoitteesi.
Mitkä ovat tämän kokouksen tavoitteet?
Aloita jokainen kokous tunnistamalla ensin kokouksen tavoitteet, jotka auttavat myös "murtamaan jäätä". Esitä kysymyksiä, kuten "Mitä haluamme saavuttaa tänään?" tai "Mitkä ovat tämän kokouksen tavoitteet?" Selkeän tavoitteen asettaminen voi auttaa sinua ja osallistujia pysymään tiellä. Jos kokous kulkee pois kurssista, voit muistuttaa osallistujia kohteliaasti kokouksen tavoitteista.
Mitä edistystä olemme tehneet viimeisestä kokouksesta lähtien?
Kysy kokouksen osanottajilta: "Mitä edistystä olemme tehneet viimeisimmän kokouksen jälkeen?" Tämä on erityisen hyödyllinen kysymys, jos sinulla on toistuvia kokouksia. Olkaa valmiita keskustelemaan edistyksestäsi ja esittämään kokouksen esityslistan, jossa luetellaan tärkeitä aiheita, joita olette käsitelleet aiemmissa kokouksissa ja mitä olette tehneet ratkaisematta olevien kysymysten ratkaisemiseksi.
Mitä asioita me kohtaamme?
Kokoukset ovat paikka, jossa voit keskustella ongelmista, joita sinulla tai tiimin jäsenillä on projektin, yrityksen tai yksilön kanssa. Niinpä se tarkoittaa: "Mitä ongelmia meillä on?" Valmistelu on avainasemassa, joten kokouksen suunnitelma tulee laatimaan luettelo keskustelupisteistä. Kun keskustelet ongelmista, älä vihaa ja puolustakaa; pysy rauhallisena ja selittäkää tunnettuja ongelmia, paljastaa uhkaavia uhkia ja pyydä tapoja käsitellä näitä kysymyksiä.
Mitä asioita haluamme toteuttaa ennen seuraavaa kokousta?
Lopeta kaikki kokoukset kysymällä: "Mitä asioita haluamme saavuttaa ennen seuraavaa kokousta?" Luo luettelo seuraavista vaiheista kunkin kokouksen lopussa. Pyydä joku tiimistäsi lähettämään yksityiskohtaisia kokouksia koskevia huomautuksia, joissa luetellaan jokaisen seuraavan vaiheen roolit, vastuut ja päivämäärät. Mene huoneeseen ja pyydä osallistujia kertomaan, mitä he pitävät parhaina toimina, jotta tavoitteet saavutetaan seuraavassa kokouksessa.
Miten saavutamme liiketoimintamme tavoitteet tulevaisuudessa?
Kysy kokouksen osanottajilta: "Miten saavamme liiketoimintamme tavoitteet tulevaisuudessa?" Tämä on tärkeää, koska kaikissa kokouksissa on noudatettava yrityksen tavoitteita ja tavoitteita. Kysymys auttaa kokouksen osanottajia pitämään mielessäsi suurta kuvaa, koska tämä on jotain, joka usein häviää jokapäiväisessä sekoittelussa.
