Käytännöllisesti katsoen jokainen organisaatio luottaa tietokoneisiin tai tietokonelaitteisiin, ja monet organisaatiot käyttävät työntekijöitä käyttämään tietokoneita päivittäin. Huolimatta hinnoista, joita nämä koneet kuljettavat, ne tarjoavat tuottoa organisaation investoinneille tehokkuuden kasvun, ammattimaisempien esitysten ja jopa parannetun viestinnän muodossa.
tehokkuus
Päivinä, ennen kuin tietokoneet tulivat kaikkialla amerikkalaisissa organisaatioissa, monimutkaisia toimintoja, kuten kirjanpitoa ja analyysiä käyttävissä tehtävissä työskentelevät työntekijät joutuivat usein suorittamaan kehittyneitä laskelmia hieman enemmän kuin lyijykynällä, paperilla ja laskimella. Työntekijöiden, joiden tehtävänä oli luoda asiakirjoja, oli myös kirjoitettava tuotantoaan käsin. Tietokoneet esittelivät sähköisen elementin, jonka avulla työntekijät voivat luoda digitaalisia tiedostoja ilman paperin kirjoittamista, ja sähköiset laskentataulukot antoivat työntekijöille mahdollisuuden suorittaa monimutkaisia matemaattisia laskelmia kirjoittamalla ne koneeseen. Kun 4-H laajennusorganisaatio St. Paulissa, Minn.,. tietokoneiden käyttöönotto vuonna 1986, Journal of Extensionin mukaan agentit toteuttivat nopeasti tehokkuusetuja koulutusmateriaalien tuottamisessa ja jopa julkaisemassa lehdistötiedotteita.
ammattimaisuus
Aivan kuten tietokoneet antavat työntekijöille mahdollisuuden luoda asiakirjoja tehokkaammin, koneet auttavat myös työntekijöitä antamaan näille asiakirjoille hienostuneen ja ammattimaisen ulkonäön. Työntekijät voivat esimerkiksi luoda käsinkirjoitetun tai kirjoitetun käsikirjoituksen paikalliselle sanomalehdelle tai julkaisulle esimerkiksi dokumentin ohjelmistosovelluksessa, tarkistaa sähköisesti oikeinkirjoituksen ja kielioppivirheet ja lähettää asiakirjan suoraan editorille. Myyntiasiantuntijat voivat käyttää tietokoneita tuottamaan kuvaajia ja kaavioita, jotka osoittavat tuotteidensa ja palveluidensa edut, ja esittelijät voivat käyttää tietokoneita kehittämään ja toimittamaan ammattimaisia, animoituja ja jopa interaktiivisia diaesityksiä.
Tietojen jakaminen
Luettelossa toimistoeduista, joita tietokoneet tarjoavat, roskapostilainsäädännöt tunnustavat toistuvasti tietokoneiden ja verkkojen kyvyn helpottaa tietojen jakamista. Yhdessä paikassa olevat työntekijät voivat luoda sähköisiä asiakirjoja ja työntekijät toisessa paikassa - jopa toisessa maassa - voivat hakea asiakirjan vain hetken kuluttua. Koska sähköiset tiedostot vievät vain hyvin pienen määrän fyysistä tilaa, työntekijät voivat myös ottaa tiedostoja mukanaan matkoilla tai käyttää niitä sähköisesti etäältä.
viestintä
Tietokoneet mahdollistavat sähköisen viestinnän, ja tämä välitön pääsy muodostaa todennäköisesti yhden merkittävimmistä eduista, joita tietokoneet voivat tarjota organisaatiolle. Sähköisen viestinnän, kuten sähköpostin, pikaviestien ja webcast-lähetysten avulla organisaation johtajat voivat kommunikoida reaaliajassa erittäin suuren määrän työntekijöiden kanssa fyysisestä sijainnista riippumatta. Tietokoneet auttavat myös helpottamaan sähköistä viestintää muiden tärkeimpien sidosryhmien, kuten sijoittajien ja toimittajien kanssa, ja asiakkaat voivat käyttää sähköistä viestintää nopean palvelun saamiseksi tai jopa tilauksen tekemiseksi. Tietokoneet voivat jopa auttaa organisaatioita vähentämään viestintäkustannuksia helpottamalla fyysistä matkaa vähentäviä videoneuvotteluja tai luomalla puheyhteyksiä, jotka poistavat perinteisten puhelimien tarpeen.
