Onnistuneet tietojenkäsittelyjärjestelmät tallentavat tietokannat turvallisesti ja luovat organisaatiomenetelmän tietueiden luomiseen, ylläpitoon, käyttöön ja hävittämiseen. Tietokannan hallintaohjeiden luominen ja jatkuva päivittäminen on välttämätöntä järjestelmän eheyden ylläpitämiseksi. Tietovaatimuksia, syöttötapoja, tallennusaikatauluja ja varmuuskopiointia, tietoturvasääntöjä ja tarkkaa raportointia koskevia ohjeita voit luoda tehokkaan tietojenkäsittelyjärjestelmän.
Tiedot
Kehitetään ohjeita siitä, millaisia tietoja yrityksesi haluaa tallentaa. Tähän pitäisi sisältyä sopimuksia, työntekijätiedostoja, yritystodistusasiakirjoja, asiakastietoja, sääntelytietoja, taloudellisia tietoja ja muuta asiaankuuluvaa tietoa, jota yritys tarvitsee. Luo tämä luettelo konsultoimalla useiden osastojen kanssa, jotta varmistetaan kaikkien toiminnallisten tarpeiden täydellisyys ja noudattaminen. Tarkista lopullinen luettelo yrityksesi oikeudellisen neuvonantajan kanssa varmistaaksesi, että oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseen tarvittavat tiedot sisältyvät tallennuksen hallinnan säilytysohjeisiin.
Syöttötavat
Laadi menetelmä tietueiden syöttämiseksi jokaiselle tietotyypille. Tallenteet voidaan syöttää manuaalisesti, tuoda täydentävistä järjestelmistä tai syöttää skannausjärjestelmän kautta. Näiden syöttötapojen tulisi olla luotettavia ja turvallisia. Sähköisten tietojenvaihdon yhteydessä on tehtävä irtisanomisen tarkastukset, jotka varmistavat tarkat siirrot. Käynnistä manuaalisesti laadunvalvontajärjestelmä tarkkuuden varmistamiseksi.
varastointi
Määritä tallennusaikataulut jokaiselle järjestelmään syötetylle tietueelle. Aikatauluissa olisi otettava huomioon oikeudelliset velvoitteet, tietojärjestelmärajoitukset ja toiminnallisuus. Harkitse harvoin saatavilla olevia tietueita harkitse täydentävää tallennusjärjestelmää, joka sallii satunnaisen pääsyn tietueisiin. Nämä tietueet voidaan pakata varastointitarpeiden minimoimiseksi. Tallenteiden tallentaminen pois ensisijaisesta tietojärjestelmästä mahdollistaa usein käytettyjen tietueiden vetämisen nopeammin. Tietueiden hallinnan ohjeissa tulisi olla rutiininomaiset varmuuskopiointimenettelyt ja mieluummin kriittisten tietueiden päällekkäinen varastointi.
turvallisuus
Syvällinen turvallisuussuunnitelma on olennainen osa tietueiden hallintasuunnitelmaa. Ryhmittele tallenteet tietoturvaluokittaviin ryhmiin ja määritä suojattu, salasanalla suojattu pääsy asianmukaisiin työntekijäryhmiin. Tätä turvallisuustarkastusta olisi sovellettava myös siihen, kenellä on pääsy tietoihin, suoritettava ylläpito ja käyttää tai tuhota tietueita. Tarkastakaa säännöllisesti turvatarkastuksia, jotta voidaan varmistaa yritys- ja sääntelyvelvoitteiden noudattaminen. Sisällytä turvallisuusselvitys uusiin henkilöstömenettelyihin ja päättyneisiin työntekijöiden menettelyihin.
raportit
Rutiiniraportoinnin tulisi olla osa tietojenkäsittelyjärjestelmääsi. Näihin raportteihin olisi sisällyttävä luettelot käyttäjistä, jotka ovat käyttäneet arkaluonteisia tietoja, muutoksia turvallisuusselvitykseen, virheilmoituksia epätäydellisiin tietueisiin ja tiedot, jotka ovat hävitettävissä. Lisää raportteja kaikista kriittisistä tietokentistä.
