Kustannusten arvioiminen oikein on tärkeää, koska se auttaa tekemään dollareista oikean sitoutumisen liiketoimintaan. Prosessi vie hieman kokemusta, tutkimusta, päätöksentekoa ja tuomiota. Yksikään näistä elementeistä ei kuitenkaan yksinään tuota hyvää kustannusarviota. Yhdessä kustannusarvioiden yhdistettyä valmistelua harjoittavat johtajat ja analyytikot voivat tehdä niin luotettavalla tarkkuudella. Heidän työnsä voidaan puolestaan käyttää sellaisten taloudellisten päätösten tekoon, jotka vaikuttavat tulevaan organisaatioon.
Tarkkuus on kriittinen
Mitä paremmin kustannusarvion tarkkuus on, sitä parempi on suunnittelu ja päätöksenteko ennustaa ja mukautua tuleviin muutoksiin. Tämä on kriittistä silloin, kun liiketoimintaa koskevat päätökset on tehtävä koulutetuista arvailuista, joissa huono päätös voi johtaa vakavaan voiton menetykseen. Hyvä kustannusarviointi auttaa myös pitämään liikevoittomarginaalit alas välttämällä tarpeettomia kuluja.
Ongelmia epätarkkuudella
Huonot arviot maksavat yritykselle kahdella tavalla. On selvää, että hankkeen kustannusten aliarviointi voi luoda taloudellisen hätätilanteen puolivälissä tai tärkeässä vaiheessa, mikä voi asettaa hankkeen loppuun saattamisen vaaraksi. Riittämättömät resurssit tai työvoiman tuki voivat sulkea projektin tehokkaasti alaspäin, mikä tekee sen viivästymisen vuoksi kalliimmaksi. Kaikki tämä odottamaton kustannusten nousu vähentää tai poistaa voittoa. Yliarviointi luo projektissa rasvaa liian monella resurssilla. Arvokkaita varoja tuhlataan liikakulutukselle, mikä taas laskee dollareita, jotka olisivat olleet voittoa.
Aikataulun pitäminen
Kustannusarvion tarkkuus pakottaa yritysprojektin pysymään aikataulussa ja tiellä. Erityisesti asiakasprojektien osalta, kun arvio on vahvistettu, yrityksen on pysyttävä budjetissa, jos se ei halua menettää rahaa. Tällä on ripple-vaikutus kaikkiin liiketoimintoihin, jotta ne tulevat talousarvioon tai sen alapuolelle, mutta täyttävät kaikki asiakkaan tavoitteet, mukaan lukien aikataulu ja toimitus.
Hyvä päätöksenteko
Hyvät liiketoimintaa koskevat päätökset ovat vain yhtä hyviä kuin niihin perustuvat tiedot. Tarkkojen kustannusarvioiden merkitys tulee merkittäväksi, kun muutoksia johtavia päätöksiä tehdään. Varojen sijoittaminen uusiin suuntiin sekä säästöjen kustannussäästöt riippuvat suuresti kustannusarvioista. Oletetut luvut rakennetaan sitoumuksiin, sopimuksiin, budjeteihin, hankintoihin ja kirjanpitokertymiin. Jos tiedot osoittautuvat vääriksi, on suoritettava ylimääräisiä hätämuutoksia viimeisen sekunnin ajan kompensoimiseksi. Tällaisen tilanteen välttäminen tekee arvioiden saamisesta ensimmäistä kertaa kriittisen ajan.
