Palkkalaskenta-asiakirjojen ja heidän kanssaan työskentelevän henkilöstön turvallisuus on jatkuva vastike palkkahallinnon ylläpitäjistä ja yrityksen hallinnosta. Palkanlaskennan turvallisuuteen kuuluu palkkahallinnon, palkkahallinnon ja palkkahallinnon henkilöstön luottamuksellisuuden ja turvallisuuden toteuttaminen ja ylläpito. Palkkasummapäällikkö, tilinpitäjä tai henkilöstöpäällikkö voi kantaa vastuun palkanlaskennan turvallisuudesta yhdessä ylimmän johdon kanssa. Kaikkien palkkaosastojen tavoitteena on oltava erittäin turvallisen ja tehokkaasti järjestetyn palkanlaskentaympäristön luominen.
organisaatio
Palkkalaskentaosaston, henkilöstön ja prosessien organisointi on välttämätöntä palkanlaskennan turvallisuuden kannalta. Selkeä komentoketju, loogisen osaston organisaatiokaavio ja selkeä palkkahallinnon vastuun siirtäminen on tarpeen turvallisen palkanlaskennan kannalta. Johtaja, palkkahallintaprosessori, erityisten palkkahallinnon asiantuntijoiden kaltaiset palkat, esim. Palkkamaksujen tilaukset ja FMLA- ja työntekijöiden korvauslehdet, työntekijätietojen kirjailijat ja muut palkkahallinnon henkilökunnat on järjestettävä osastolle luottamuksellisen, tehokkaan, turvallisen ja laillisesti noudattavan palkanlaskennan käsittelyyn. Jokaisella palkanlaskijalla on oltava selkeästi määritellyt velvollisuudet, joilla vältetään ja poistetaan palkanlaskennan turvallisuusrikkomukset ja porsaanreiät.
Ohjausoikeus
Kaikki pääsypalkkioasiakirjojen, fyysisten tallennustiedostojen, tietokoneiden ja tietokoneiden raporttien ja muiden tietojen käyttöoikeudet on valvottava tiukasti ja niitä on valvottava luottamuksellisen palkanlaskennan tietojen turvaamiseksi. Palkkasumman hallinnoijan on tarkistettava jokainen palkkahallinnon työntekijän vastuu sen määrittämiseksi, mikä taso on tarpeen. Pääsy fyysiseen palkanlaskennan asiakirjoihin, kuten aika-arkkeihin, valtuutuksiin, palkkio- ja palkkioihin liittyviin asiakirjoihin ja muihin arkaluonteisiin ja luottamuksellisiin taloudellisiin tietoihin sisältyviin palkanlaskenta-asiakirjoihin, on rajoitettava vain niihin, jotka käsittelevät liiketoimia. Arkistokaapit ja tietokoneet, joissa on palkanlaskentatietoja, tietoja ja arkistoja, on sijoitettava turvallisiin alueisiin, joissa vain ne, joilla on turvatarkastus, voivat tarkastella ja työskennellä heidän kanssaan. Esimerkiksi tuntilomakirjoittajat, jotka syöttävät työtunteja tietokoneiden palkanlaskentajärjestelmään, eivät saa käyttää lopullisia hakuprosesseja tai palkka- ja hyötyasiakirjoja.
Asiakirjojen käsittely
Palkkahallintomenettelyt on dokumentoitava perusteellisesti ja niitä on valvottava palkka- ja henkilöstöprosessin turvallisuuden varmistamiseksi. Jokainen palkkahallinnon työntekijän vastuu on määriteltävä selkeästi heidän työnkuvauksessaan, heidän suorittamissaan palkkahallintomenettelyissä ja palkkaosaston vakiotoimintakäsikirjassa. Menettelyjä on noudatettava, tarkistettava milloin tahansa ja tarkistettava vähintään kerran vuodessa, jos ei useammin, prosessien eheyden suojelemiseksi ja turvallisuuden aukkojen välttämiseksi.
Fyysinen turvallisuus
Palkkalaskelmien, tiedostojen, tietojen ja järjestelmien sekä palkkahallinnon ja henkilöstön fyysinen turvallisuus on tärkeää. Palkanlaskennan turvallisuutta ja luottamuksellisuutta ei pidä vaarantaa säästämällä rahaa käsittelemällä palkkasummaa vastaanottoon tai tekemällä yksi palkkahallinnon työntekijä suorittamaan tehtäviä ilman kaksinkertaista tarkistusta. Tiedostokaapit on lukittava rajoitetusti. Toimistot, pääkehykset ja pöytätietokoneet, joissa on palkanlaskenta ja käsittelyohjelmisto, eivät saa sijaita yhteisissä tiloissa vaan suojattavissa paikoissa, jotka voidaan lukita helposti. Palkkalistoilla on oltava työympäristö, joka on suojattu työntekijän ja kävijän liikenteeltä, ja sillä on oltava helppoja tapoja turvata menestyksekkäästi tiedot, joita he työskentelevät, jotta he eivät ole vihaisia tai emotionaalisia työntekijöitä. Mahdollisten palkkahallintovirheiden, poikkeamien ja epäkohtien pitäisi olla selkeitä prosesseja, ja niiden on käsiteltävä johtajia tai valvojia, ei suoraan palkkahallinnon henkilökunnan kanssa.
