Organisoidun liiketoimintaympäristön ylläpitäminen on keskeinen osa onnistunutta yritystä. Office-menettelyt ovat ohjeita kyseiselle organisaatiolle.Seuraamalla yksityiskohtaisia ohjeita toimistomenettelyjen määrittämiseen tiimi voi keskittyä liiketoimintaan eikä kohteisiin, jotka vievät sinut pois.
Tarkista nykyiset menettelyt. Nykyisten menettelyjen ymmärtäminen luo perustan muutoksille. Jos menettelyjä ei ole luotu, kirjoitusmenettelyn havainnot ovat hyvä ensimmäinen askel.
Kerää työntekijöiltä palautetta. Kun perustoimisto on otettu käyttöön, kerää lisää palautetta työtovereilta. Kysy heiltä: "Mitä pitäisi muuttaa? Mikä voi muuttua? Onko toimiston menettelyjärjestys oikea?"
Tunnista, mitkä toimenpiteet toimivat. Tietäen, mitä työt auttavat, auttavat keskittymään menettelyihin, jotka eivät toimi.
Tunnista, mitkä menettelyt eivät toimi. Korostetaan parannettavia alueita, joten suosituksia voidaan kehittää.
Suosittele muutoksia menettelyihin, jotka eivät toimi. Käytä luetteloa yllä olevasta vaiheesta ja tapaa muita työntekijöitä, jotta voit toimittaa suosituksia muutoksista, jotka eivät toimi.
Osoita toimisto-ohjeita yksityiskohtaisesti. Nyt kun sinulla on luettelo menettelyistä, jotka toimivat ja suosittelevat ratkaisuja niille, jotka eivät, kirjoita ne yksityiskohtaisesti. Keskity siihen, miten yksi prosessilinkki toiseen.
Julkaise toimistomenettelyt työntekijöille. Yksityiskohtaiset asiakirjat tulisi jakaa kaikille työntekijöille, jotta jokainen voi käyttää toimistomenettelyjä.
vinkkejä
-
Office-menettelyt julkaistaan parhaiten koulutuskäsikirjassa, kysymys- ja vastauskokouksissa sekä usein kysyttyjen kysymysten asiakirjassa. Älä koskaan ota prosessia. Säilytä sitä jatkuvan parantamisen kannalta.
Varoitus
Toisinaan Office-menettelyjä pidetään esteinä liiketoiminnan loppuunsaattamiselle, joten jotkut työntekijät saattavat muuttua itsepäisesti. Keskity toimistoprosessin etuihin.
