Olipa he sijoittautuneet yksityisiin asuntoihin, esikouluihin tai päiväkoteihin, lastenhoitopalvelujen tarjoajilla on oikeudelliset ja eettiset velvollisuudet suojella maksujensa yksityisyyttä. Järjestelmän käyttöönotto henkilökohtaisten, käyttäytymis- ja terveystietojen luottamuksellisuuden varmistamiseksi auttaa vanhempia vakuuttamaan. Järjestelmän täytäntöönpano voi välttää luottamusta henkilöstöön, mikä voisi johtaa vanhempien pidättymään lapsen hoitoon vaikuttavista tiedoista.
Tietoprotokolla
Perheet antavat nimiä, osoitteita, syntymäpäiviä ja puhelinnumeroita, kun he rekisteröivät lapsiaan lastenhoitoon. Hakemukseen voi sisältyä myös terveyttä ja työllisyyttä koskevat tiedot sekä sosiaaliturvatunnukset. Kaikki ovat luottamuksellisia tietoja, joita lastenhoitopalvelujen on valvottava suojellakseen lapsia ja vanhempia. Perheolosuhteet, kuten taloudelliset ongelmat ja vireillä olevat avioerot, jotka saattavat näkyä keskustelussa, ovat myös luottamuksellisia tietoja, jotka jaetaan henkilöstön kesken vain tarpeen mukaan.
Sovellettavat asetukset
Lastenhoitopalvelujen tarjoajiin sovelletaan liittovaltion sairausvakuutuksen siirrettävyyttä ja vastuullisuutta koskevaa lakia (HIPAA). Valtion luottamuksellisuusmääräykset vaihtelevat kuitenkin. Esimerkiksi Maine-laki antaa lapsille oikeuden luottamuksellisuuden säilyttämiseen ja edellyttää, että lastenhoitopalvelut säilyttävät luottamuksellisesti kaikki heidän hoidossaan olevat tai aiemmin hoidetut lapset. Washingtonin osavaltiossa vaaditaan tiloja luottamuksellisten tietojen säilyttämiseksi, mutta ei säännellä niiden julkistamista, kun taas Kalifornian lisensointivaatimukset ovat voimassa. Kaikki valtiot määrittävät lastenhoitopalvelujen tarjoajat pakollisiksi toimittajiksi epäiltyjen väärinkäytösten tai laiminlyöntien vuoksi.
Kirjalliset politiikat
Vuoden 2011 kansalliset terveys- ja turvallisuusstandardit suosittelevat, että lastenhoitotoiminnalla on luottamuksellisuuspolitiikka kirjallisesti. Valtion laki voi jopa vaatia lastenhoitopalveluista kertomaan vanhemmille heidän luottamuksellisuuspolitiikastaan. Tyypillinen politiikka, joka annetaan vanhemmille tervehdyskäsikirjassa, selittää, millaisia tietoja laitos säilyttää suojatussa tiedostossa ja lupaa, että luottamuksellisia tietoja jaetaan vain niiden luvalla. Työntekijöiden luottamuksellisuuspolitiikka olisi myös luotava ja tarkistettava uusien vuokraussuunnitelmien ja vuosittaisten suorituskyvyn arviointien yhteydessä.
Valmistele järjestelmäsi
Tiedostojen säilyttäminen jokaiselle lapselle ja tiedostojen tallentaminen kaikille lastenhoitopalveluihin kuuluville lapsille toiminta-alueista erillisellä alueella rajoittaa luottamuksellisten tietojen saatavuutta. Tiedostot voidaan lukita lisätoimenpiteenä, mutta vähintään yhden läsnäolevan työntekijän on oltava avain aina hätätilanteessa tai tarkastuksessa. Tilat voivat suojata lääkkeiden lokitiedoissa ja allergiatietueissa olevia luottamuksellisia tietoja osoittamalla heille turvallisen paikan, joka ei ole vanhempien ja vierailijoiden näköpiirissä. Laitoksen tulisi varmistaa, että sen lisenssi- ja tarkastustiedostoissa ei ole henkilökohtaisia tietoja työntekijöistä tai lapsista.
Muita varotoimia
Lastenhoito-ohjelman verkkosivuilla ja sosiaalisen median sivuilla ei saa käyttää minkään lapsen videoita tai valokuvia ilman vanhemman kirjallista lupaa. Sivustoilla ei saa koskaan paljastaa luottamuksellisia tietoja henkilöstöstä, lapsista tai perheistä. Jokainen, joka esittää kommentteja henkilökohtaisia tietoja paljastavista keskusteluista, on estettävä ja niiden viestit poistettava. Tiloissa on myös noudatettava varotoimia tietokoneissa olevien sähköisten tietojen ja ristikkäisen paperin asiakirjojen poistamiseksi, jotka sisältävät luottamuksellisia tietoja hävittämisen yhteydessä.
