Menettelyjen ja käytäntöjen kirjoittaminen

Vahvojen menettelyjen ja käytäntöjen kirjoittamisen avain on, että asiakirjat ovat riittävän jäykkiä dokumentoimaan organisaation säännöt, mutta riittävän joustavat, jotta niitä voidaan seurata helposti, enimmäkseen poikkeamatta, koska sinun täytyy dokumentoida jokainen pieni suunnansiirto pois. Monissa organisaatioissa voit kuulla menettelyjä ja käytäntöjä, joita kutsutaan SOP-standardeiksi tai vakiotoimintamenettelyiksi. Nämä asiakirjat muodostavat organisaation selkärangan, joten niiden kirjoittaminen auttaa pitämään liiketoimintaa tiellä ja varmistamaan, että kaikki henkilökunta hoitaa samalla tavalla standardimenettelyjä. Jos työskentelet säännellyillä toimialoilla, kuten lääketeollisuudessa tai biotekniikkayrityksissä, vahvat SOP: t ovat ehdottoman tärkeitä yrityksesi menestyksen kannalta, sillä Elintarvike- ja lääkevirasto tarkastelee näitä asiakirjoja ensin tarkastuksissa.

Suunnittele organisaatiosi tarpeelliset menettelyt ja käytännöt. Lyhyt kuvaus menettelyistä ja käytännöistä auttaa sinua järjestämään kirjoittamisen. Politiikan ja menettelytapojen ryhmittely osastolla voi auttaa sinua järjestämään ajatuksesi. Järjestä ääriviivat tärkeimmillä asiakirjoilla alussa, jotta voit priorisoida SOP-asiakirjojen laatimisen. Loppujen lopuksi sinun täytyy aloittaa jonnekin ja alkaa tärkeimmistä keinoista, että ainakin nämä tehdään. Saatat joutua tarkastelemaan näitä ensimmäisiä asiakirjoja SOPS: n kirjoittamisen jälkeen. On välttämätöntä, että SOPS ei ole ristiriidassa keskenään.

Katkaise yksittäiset toimenpiteet ja käytännöt kunkin asiakirjan täyttämiseen liittyviin erillisiin tehtäviin. Lisää piiriinne jokaisen asiakirjan alitehtävät siten, että vaiheet ovat selkeitä, loogisia ja järjestyksessä. Tällä tavoin asiakirjat kirjoitetaan melkein itse. Muista kuitenkin lisätä vain laajimmat vaiheet. Jos kirjoitat SOPS: ia liian yksityiskohtaisesti, on liian paljon mahdollisuuksia poikkeamiin. Ei hyvä asia.

Haastattele tehtäviä suorittavalla henkilöstöllä. Älä unohda arvokkaita panoksia työntekijöiden parhaillaan tekemistä tehtävistä. SOP-asiakirjoissa on dokumentoitava, miten asiat on tehty, ja nämä ovat tiedossa olevia. Joten pyydä työntekijöitä eikä johtajia tekemään joitakin asiakirjojen laatimista. Tekninen kirjoittaja voi aina vahvistaa niitä.

Täytä hahmosi yksityiskohtaisemmat menettelyt, joita henkilöstösi noudattavat. Paras käytäntö on pitää se yksinkertaisena, kun kirjoitat käytäntöjä ja menettelyjä. Myös yleisesti hyväksytty käytäntö on kirjoittaa viidennen luokan US-tasolle - tämä tarkoittaa, että viidennen luokkalaisen pitäisi pystyä lukemaan ja ymmärtämään jokaista sanaa.

Päätä, kuka allekirjoittaa menettelyt ja käytännöt. Kirjaudu ulos pitäisi sisältää joitakin korkean tason nimiä, jotta esimiehet ovat tietoisia siitä, miten asiat tehdään. Jotkut organisaatiot hoitavat jokaisen politiikan ja menettelyn henkilöstöosaston tai lakisäätiön kautta varmistaakseen, ettei lakeja rikota.

Soita tarkastelukokous kokoamaan kaikki allekirjoittajat yhteen huoneeseen keskustelemaan politiikasta. Mikäli mahdollista, kaikkien osapuolten kokoaminen yhteen huoneeseen keskustelemaan yhdestä tietystä politiikasta siirtää asiakirjaa eteenpäin nopeammin kuin siirtää sitä ja pyytää kommentteja. Jos haluat todella nopeuttaa asioita, aseta tavoitteeksi, että SOP allekirjoitetaan kokouksen päätteeksi.

Allekirjoita, päivämäärä, versionhallinta ja levitä viimeistellyt menettelyt ja käytännöt. Harkitse, että jokaiselle työntekijälle annetaan tarvittaessa työntekijöiden käsikirja, joka voidaan päivittää tarkistetuilla asiakirjoilla. Itse asiassa luo muistikirjojen käsittelykäytäntö ja -käytäntö, mukaan lukien työntekijöiden käsikirjojen tarkastus säännöllisesti sen varmistamiseksi, että kaikki henkilökunta on ajan tasalla.

Tarkista nykyiset hyväksytyt vakio-ohjeet aikataulusta. Jokainen SOP on tarkistettava joko vuosittain tai vähintään kaksi kertaa vuodessa varmistaakseen, että käytännöt ja käytännöt eivät ole muuttuneet. Varmista, että saat tuoreita allekirjoituksia ja päivämääriä siten, että jos tilintarkastusta tehdään, on olemassa selkeä takaperin paperirata.