Vastaanottovirkailijat ovat yleensä ensimmäisiä ihmisiä, jotka näkevät tullessaan toimistoon, mikä tekee niistä tärkeän edustuksen yrityksistä, joita he työskentelevät, ja muut toimiston ammattilaiset. Liiketoiminnan etikettien tarkkailu on merkittävä osa vastaanottovirkailijan työtä, mutta monipuoliset ja muuttuvat mielipiteet siitä, mikä on hyviä käytäntöjä, tekevät vastaanottovirkailijalle tai esimiehelle vaikean määrittää asianmukaisen käyttäytymisen.
Merkitys
Vastaanottovirkailijan, joka antaa ensivaikutelman soittajille ja vierailijoille, merkitystä on vaikea yliarvioida. Huonolla käytöksellä oleva vastaanottovirkailija asettaa negatiivisen äänen ennen kokousta ja ei herättää luottamusta potentiaalisiin asiakkaisiin. Toisaalta yritysetikettiä noudattava vastaanottovirkailija antaa vahvan ammattitaidon ja tehokkuuden. Tämä ei vain lisää yrityksen imagoa ulkopuolisille vaan myös auttaa muita työntekijöitä tuntemaan, että heidän toimistonsa on ammattitaitoinen paikka työskennellä.
Tyypit
Vastaanottovirkailijat edustavat työnantajiaan monin eri tavoin. Puheluihin vastaaminen ja tervehdys kävijät ovat kaksi yleisimpiä tehtäviä vastaanottovirkailijoille, ja molemmat vaativat asianmukaista etikettiä. Yrityspolitiikka saattaa vaatia, että vastaanottovirkailijat käyttävät ennalta määrättyä puhelinskriptiä vastaanottettaessa puheluita ja ottamalla yhteyttä erilaisten asiakkaiden kanssa. Muissa tapauksissa vastaanottovirkailijoilla on oikeus käyttää omaa harkintavaltaansa käsitellessään jokaisen vuorovaikutuksen erilaisen muodollisuuden ja ammattimaisuuden kanssa. Toimistossa työskentelevät henkilöt siirtävät toisinaan lisäsääntöjä vastaanottovirkailijalle, kuten milloin ja miten vastaanottovirkailija voi ottaa heihin yhteyttä.
koulutus
Vaikka jotkut toimistot vaativat vastaanottovirkailijoita pitämään lukion tai korkeakoulututkinnon, suuri osa vastaanottovirkailijan etikettikoulutuksesta tapahtuu työpaikalla. Vastaanottovirkailijat saattavat aloittaa työskentelyn toimistossa, jossa ei ole vuorovaikutusta, kuten tiedonsiirtotyö tai toimiston avustaja. Huomion kiinnittäminen yrityksen toimintatapoihin ja siihen, miten vastaanottovirkailijat käyttäytyvät, voisivat saada uusia työntekijöitä ensimmäistä kertaa vastaanottovirkailijalle, joka tuottaa kokemusta, joka voi olla hyödyllistä muiden vastaanottovirkailijoiden tehtävien toteuttamisessa.
näkökohdat
Jokaisella toimialalla ja toimistolla on omat säännöt vastaanottovirkailijan etikettiin. Jotkut toimistot vaativat muodollista mekkoa ja puhetta. Toiset asettavat epätavallisemman etiketin, jotta asiakkaat tuntevat olonsa rentoiksi ja tervetulleiksi. Uuden vastaanottovirkailijan ja valvojien välinen viestintä on välttämätöntä, jotta kaikki tietävät, mitä odotetaan. Vastaanottovirkailijana, jos et ole varma etikettistä tietyssä tilanteessa, anteeksi itseäsi ja kysy esimieheltä tai vanhemmalta vastaanottovirkailijalta, miten sinun pitäisi vastata.
vinkkejä
Vaikka jokainen toimisto on erilainen, vastaanottovirkailijat voivat silti hyötyä samoista vinkeistä. Monenvälinen työ on välttämätöntä hyvän työnteon kannalta, mutta kun joku tulee toimistoon, on tärkeää antaa hänelle täysi huomio. Tämä tarkoittaa, että puhelut pidetään kiinni tai ne täytetään nopeasti, asetetaan paperit ja suora silmäkosketus. Vastaanottovirkailijan työskentelytilan pitäisi olla vapaa sotkusta, jotta he voivat hankkia ammattimaisempaa käyttäytymistä ja helpottaa myös yksinkertaisten tehtävien suorittamista, kuten tietojen etsimistä ja kynän tarjoamista lomakkeen täyttämiseksi. Lopuksi, kun joku johdatetaan toimistoon, vastaanottovirkailijan on aina otettava johtava taho varmistaakseen, että vieras saa läsnäolonsa ja pelastaa hänet hämmennystä siitä, että hän ei tiedä minne mennä.
