Uskonnollisten järjestöjen luettelo voi olla sekä fyysisiä esineitä että taidekokoelmia seurakunnan jäsenistä, jotka haluavat lahjoittaa aikansa. Ne, jotka haluavat lahjoittaa aikansa ja asiantuntemuksensa, olisi otettava huomioon, jotta niitä voidaan hyödyntää asianmukaisesti kirkon hyödyksi. Fyysinen kirkon omaisuus on dokumentoitava kirjallisesti useissa paikoissa turvallisesti tallennetuilla asiakirjoilla. Useat ihmiset voivat auttaa valmistelemaan alkuperäistä kirkon inventointia, mutta sen ylläpito ja varmuusvarastointi olisi osoitettava yhdelle toimijalle. Alkuperäisen inventaarion kerääminen voi kestää niin kauan kuin viikko, ja vuosittaisen inventaarion sovittelun pitäisi kestää enintään kaksi päivää. Tämä projekti vaatii huomiota yksityiskohtiin.
Tarvittavat kohteet
-
Taulukot-ohjelmisto
-
Internet
-
Tulostin / kopiokone
-
leikepöydälle
-
Lyijykynä
-
tarrat
Fyysisten kohteiden luettelo
Hanki valmis kirkon varastonlomake Internetistä tai luo oma laskentataulukko-ohjelmistolla. Lomakkeen yläreunassa on organisaation nimi ja välilyönnit sekä levyn numerolle että sijainnin nimelle. Luo sen jälkeen sarakkeet, joiden otsikko on "Sarjanumero", "Kohteen kuvaus", "Saatu päivämäärä", "Alkuarvo" ja "Pidä / hävitä". Tulosta riittävästi kopioita lomakkeesta, jota voit käyttää kirkon kaikissa huoneissa ja kiinnittää leikepöydälle.
Erotetaan tarvikkeista ja laitteista, huomaten dollarin määrän, joka määrittää eron. Esimerkiksi kohteita, joiden kustannukset ovat alle 500 dollaria, pidetään tarvikkeina, kun taas kohteet, joiden kustannukset ovat yli 500 dollaria, katsotaan laitteiksi. Arvonsa vuoksi laitteita olisi inventoitava, kun se on tarpeeton varastotarvikkeille.
Luo peräkkäinen sarja sarjanumeroita taulukkolaskentaohjelmiston avulla ja tulosta numerot, yksi kutakin, 1 tuuman tarroihin. Ensimmäisen kerran inventaarion on oltava sarjanumeron tulisi olla vuosi-kuukausi-yksilöllinen numeromuoto. Ainutlaatuinen numero muuttuu peräkkäin, esimerkiksi: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.
Aloita yhdestä huoneesta ja tunnista kaikki laitteet, jotka lasketaan laitteiksi. Kun olet tunnistanut, liitä jokaisen sarjan alareunaan yksi sarjanumero, jotta kohteita voidaan seurata.
Huomaa levyn numero ja huoneen nimi käyttämällä leikepöydän varaston lomakkeita. Tallentaa tiedot jokaiselle sarjanumeron sisältävälle kohdalle kaikki varastomuodossa olevat kentät.
Kuvauskentässä pitäisi olla yleiskuva kohteesta. Sarjakentässä tulisi olla numero, jonka olet kiinnittänyt kohteen alareunaan. Kun otetaan käyttöön alkuperäisiä varastotietoja, hankitun päivämäärän ja alkuperäisen arvon ei ehkä ole käytettävissä. Jos on, täytä lomake vastaavasti. Jos näin ei ole, kirjoita nykyinen päivämäärä päivämäärän hankittuun kenttään ja arvioi arvo. Jos jokin kohde on säilytetty, laita vain tarkistus kenttään. Jos se hävitetään, merkitse hävittämispäivä.
Siirry huoneesta huoneeseen toistamalla vaiheet 4 ja 5. Muista jatkaa muistilevyn numeroa ja huoneen nimeä jokaisen arkin yläosassa, kun vaihdat sijainteja.
Tee yksittäiset kopiot valmiista varastomuodoista. Aseta yksi kopio peräkkäisessä järjestyksessä arkin numeron mukaan kolmirenkaiseen sideaineeseen. Aseta yksi sideaine turvalliseen, ulkoiseen paikkaan ja toinen paikan päällä hallinnolliseen toimistoon. Noudata varastointimenettelyjä vähintään kerran vuodessa.
Taitoluetteloiden luettelo
Hanki valmis kirkon vapaaehtoinen lomake Internetistä tai luo oma laskentataulukko-ohjelmistolla. Lisää kentät "Nimi", "Osoite", "Puhelinnumero", "Sähköpostiosoite", "Käytettävissä olevat päivät" ja "Käytettävissä olevat tunnit". Sivun alla olevassa sarakkeessa luetellaan vaaditut taidot ja roolit sekä ohjeet vapaaehtoisille ympyräalueille, kuten linja-autonkuljettajalle, ruokapalvelun vapaaehtoiselle, toiminnan koordinoinnille ja ruoka-ruokakomeroille.
Levitä lomake sunnuntai-koulun tai kirkon palveluksessa tai lähetä se postitse pyynnöstä palata tiettyyn paikkaan tiettynä päivänä tai ennen sitä.
Aseta lomakkeet kolmirenkaiseen sideaineeseen tai käytä helppokäyttöisyyttä varten digitaalinen tietokanta, jossa on vapaaehtoisten henkilökohtaisia tietoja ja etuja. Näin suora yhteys voidaan tehdä seurakunnan kiinnostuneiden jäsenten kanssa, ja hallintohenkilöstö voi tarkasti nähdä kirkon käytettävissä olevat resurssit.
Jakele uusia vapaaehtoisia lomakkeita viimeistään kerran vuodessa. Jos päivitettyjä lomakkeita ei palauteta henkilölle, joka on aiemmin täyttänyt ne edellisenä vuonna, tee puhelinnumerosi ja selvittää, haluavatko he silti lahjoittaa aikansa aikaisemmin havaitsemillaan alueilla ja tehdä muutoksia vastaavasti.
vinkkejä
-
Fyysisen inventaarilevyn tietojen kääntäminen digitaaliseen taulukkoon tarjoaa kolmannen pisteen säilytykseen.
Uusien kohteiden lisääminen varastoon, kun ne tulevat, varmistavat, että niiden hankinta-aika ja alkuarvo tallennetaan oikein.
Tarkistakaa vapaaehtoistyöntekijän lomake vuosittain, jotta voit lisätä uusia taitoja.
Varoitus
Jos useampi kuin yksi henkilö voi olla vastuussa varastoista, se voi aiheuttaa sekaannusta ja johtaa kaksinkertaiseen maahantuloon tai epäjärjestykseen.
