Hallinnollisten tavoitteiden asettaminen on tapa varmistaa, että tehtävät täyttyvät oikeaan määräaikaan mennessä. Se on myös tapa hallita tiimiä tehokkaasti, koska on helpompaa selvittää kaikkien roolia organisaatiossa. Hallinnollisten tavoitteiden onnistuneeksi asettamiseksi on välttämätöntä tutkia hankkeen luonnetta ja tietää projektissa työskentelevien valmiudet. Hallinnollisten tavoitteiden asettaminen voidaan tehdä yksinkertaisesti ilman suuria teknisiä tietoja ja parantaa merkittävästi tiimin tehokkuutta.
Hajota projekti pienemmiksi segmenteiksi. Tämä auttaa parantamaan sen hallittavuutta. Jos esimerkiksi hanke kokonaisuudessaan kestää kuusi viikkoa, jaa se viikoittaisiksi osioiksi. Tämä mahdollistaa säännölliset edistymiskertomukset, joiden avulla voit vastata paremmin mahdollisiin heikkouksiin.
Luo palkitsemisjärjestelmä viikoittaisen tavoitteen voittamiseksi. Näin varmistetaan, että henkilöstö pysyy motivoituna hallinnollisten tavoitteiden toteuttamiseen. Jokaisen viikon alussa pidetään lyhyt kokous, jossa kuvataan yksityiskohtaisesti hallinnolliset tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa tällä viikolla. Varmista, että jokainen tuntee heidän roolinsa ja ilmoittaa heille palkkioista, jotka koskevat määräajan lyömistä.
Pidä säännöllisiä keskusteluja projektin työntekijöiden kanssa kunkin viikoittaisen jakson lopussa. Anna heidän kertoa teille toimintaongelmista, joiden avulla voit jakaa enemmän resursseja tietylle alueelle ensi viikon alussa.
Aseta kohtuulliset tavoitteet. Jos ensimmäisen viikon loppu osoittaa, että hanke on selvästi jäljessä aikataulusta, on järkevää kirjoittaa hallinnolliset tehtävät uudelleen. Tavoitteiden tulisi toimia puitteina, mutta niiden pitäisi myös olla jonkin verran joustavia, koska saavuttamattomat tavoitteet johtavat työntekijöiden vähäiseen moraaliin.
Hanki kokous hankkeen päätyttyä saadaksesi yleistä palautetta. Tämä parantaa merkittävästi projektinhallintaa tulevaisuudessa ja antaa sinulle mahdollisuuden saada tietoa siitä, miten työntekijät vastaavat erilaisiin tehtäviin. Selvitä, että rakentava kritiikki on tervetullut. Huomioi kaikki muistiinpanojen palauteistunnossa sanottu.
