Työnantajat aiheuttavat valtavia kustannuksia, jotka liittyvät työvoiman ylläpitämiseen. Työnantajien työntekijöiden kustannukset ovat paljon enemmän kuin pelkät palkat, korvaukset, kannustimet ja bonukset. Työvoimakuormituksen laskeminen tarkoittaa sitä, että jokainen dollari kulutetaan työntekijän ja työnantajan puolesta. Henkilöresurssien korvausasiantuntijat ovat yleensä vastuussa työvoimakuormituksen laskemisesta, mutta myös organisaation johtotehtävä on otettava mukaan prosessiin. Yrityksen ennusteet, tulot, budjettimenettelyt ja tavoitteet perustuvat työvoiman historiallisiin, nykyisiin ja ennustettuihin kustannuksiin.
Kokoa kaikki työntekijän asemaan liittyvät asiakirjat. Pyydä IT-henkilöstöä avustamaan työntekijöiden tietojen, kuten palkkojen, korvausten, tulosperusteisten korotusten, rahapalkkioiden ja muiden taloudellisten kannustimien maksamisessa. Sisällytä ennakoidut ja ennakoidut kulut, jotka vaikuttavat työvoimaan. Odotettavissa oleviin kustannuksiin sisältyvät hiljattain avattuihin markkinoihin tai globaaleille markkinoille laajentuminen, mikä lisää rekrytointia, palkkaamista, koulutusta ja kehitystä sekä muita työvoimakustannuksia.
Tutkimuspalvelurekisterit, joilla määritetään liittovaltion, valtion ja paikallisen verotuksen perusteella maksetut palkkatulot. Jos organisaatiosi hallinnoi etätyöntekijöitä, tarkista valtion ja paikallisen veron määrä työntekijöiltä, jotka ovat sijoittautuneet pääkonttorisi sivustosta kaukaisiin paikkoihin. Tutki sääntöjä ja määräyksiä, jotka sisäinen tuloviranomainen julkaisee verolainsäädännön päivityksistä ja muutoksista yrityksesi tilikauden ja kalenterivuoden perusteella. Työnantajien, jotka ulkoistavat palkanlaskennan hallinnollisia toimintoja, tulee ottaa yhteyttä palveluntarjoajaan saadakseen nämä tiedot. Varmista, että ulkoistamasta palveluntarjoajalta saamasi tiedot ovat tarkkoja ja ajantasaisia.
Tarkista etuuksien kustannukset ja muut työntekijöiden vakuutuksiin liittyvät kulut. Työntekijöiden vakuutuskustannuksiin sisältyvät työnantajan maksut ryhmähoitosuunnitelmille, työntekijöiden korvaus- ja turvallisuusohjelmien vakuutusmaksut sekä johtajille hankittu vakuutus, kuten yleinen vastuu sekä virheet ja puutteellisuusperiaatteet. Asianajotoimistojen, terveydenhuollon tarjoajien ja muiden ammatillisten palveluiden tarjoajien on myös laskettava palkkiot väärinkäytösten vakuutuksesta, työnantajan vastuusta ja riskienhallintamaksuista. Vakuutusturva, kuten lyhytaikainen ja pitkäaikainen työkyvyttömyys, on kaikkien työntekijöiden puolesta maksettuja lisämääriä.
Määritä määrät, jotka annatte tulosuojelusuunnitelmiin, optio-oikeuksiin, työntekijöiden osto-ohjelmiin ja työnantajan maksuihin 401 (k) tai 403 (b) eläkesäästösuunnitelmiin, jotka ovat osa koko työvoiman rasitusta. Työnantajan maksut perustuvat monissa tapauksissa työntekijöiden todellisiin ja ennustettuihin maksuihin, joten maksujen aliarviointi voi johtaa virheellisiin kokonaissummiin. On turvallisempaa olettaa, että kaikki työntekijät osallistuvat jonkinlaiseen eläkesäästöön kuin perustuvat laskelmiin oletuksiin, että vain murto-osa työvoimasta suunnittelee tulevia tuloja. Työnantajilla, jotka tarjoavat perinteisiä eläkkeitä, on todennäköisesti helpompi työllistää työvoimaa. Muutokset työelämässä liikevaihdon, säilyttämisen ja heikkenemisen vuoksi vaikuttavat taattuihin eläkemääriin.
Käytä kerättyjä tietoja ja tutkimuksia, jotka koskevat ennakoituja korotuksia ja veronkorotuksia, jotta voit laatia laskentataulukoita ja kaavoja, jotka voidaan helposti kohdistaa työntekijälaskennan perusteella. Työnantajat, jotka kiinnittävät erityistä huomiota yksityiskohtiin, pystyvät tuottamaan tarkkoja lukuja, joiden perusteella talousjohtajat voivat luottaa budjettimäärärahoihin. Jos työtehtävässäsi on esitelty työtaakkaa johtokunnalle, sisällyttäkää selvitys prosesseistasi ja perustelu työllisyyssuuntauksiin perustuvista muutoksista.
