Jos sinua pyydetään kirjoittamaan merkkiviite, kysy itseltäsi, tiedätkö aiheen riittävän hyvin, jotta voit kirjoittaa tällaisen tärkeän lausunnon. Merkkiviitteet lisäävät vuokra-sovelluksia, oikeustoimia, lapsen huoltoa koskevia tarjouksia tai maahanmuuttopyyntöjä, joten sanat vievät painoa. Vaikka kukaan ei ole oikeutettu määrittelemään luonnetta, käänny ns. ”Kuuden merkin pilariin”, joita lapset ja nuoret tutkivat koulussa hyvän lähtökohdaksi kirjeellesi. Nämä pilarit ovat huolehtiva, kansalaisuus, oikeudenmukaisuus, kunnioitus, vastuullisuus ja luotettavuus. Voit sisällyttää myös muita määritteitä, mutta varmista, että puhut henkilökohtaisesta kokemuksesta valaistaksesi kohteen luonnetta.
Järjestä ajatuksesi. Kirjoita kuusi pilarin sanaa paperille tai tietokoneelle ja anna sitten lyhyt anekdootti jokaisen alla olevasta aiheesta. Tätä aivoriihitekniikkaa kutsutaan "klusteroinniksi" ja sen pitäisi auttaa sinua kehittämään keskeisiä kohtia. Saatat käyttää myös muita merkkisanoja, kuten rehellisyyttä, uskottavuutta ja uskollisuutta.
Käsittele pakottavaa avauslausumaa, jossa selitetään tarkoituksesi kirjallisesti ja suhde aiheeseen. Jos esimerkiksi kirjoitat todistamaan entisen myymälänhoitajan luonteen, saatat sanoa: ”Kirjoitan suosittelemaan Carol Hodgesia, joka toimi QRS Vitamin Shopin avustajapäällikkönä kaksi vuotta ja osoittautui toistuvasti olla ylivoimainen työntekijä yli 15 vuoden ajan. ”
Antakaa taustatietoa aiheen roolista yrityksesi tai henkilökohtaisessa elämässäsi ja sen näkökulman, jonka avulla voit arvioida sitä asiantuntevasti. Tässä esimerkissä saatat selittää Carolin tärkeimmät työtehtävät, kuten siitä, miten hän on antanut hänelle rahaa ja varaston ja asiakkaiden hoidon poissaolosi aikana.
Voit kuvata kohteen keskeisiä merkin piirteitä klusterointityön avulla. Ole erityinen ja tarjoa lyhyitä anekdootteja. Tässä esimerkissä saatat tarjota kaksi lyhyttä anekdoottia: yksi, joka vahvistaa sitä, miten Carol osoitti huolta ja kunnioitusta asiakkaita kohtaan, ja toinen, joka osoittaa hänen vastuunsa ja luotettavuutensa liiketoimintaan liittyvissä taloudellisissa asioissa. Lopeta jokainen anekdote vahvistusilmoituksella. Tässä esimerkissä saatat tehdä ensimmäisen anekdootin seuraavasti: ”Carol oli kohtuuttoman kohtelias asiakkaillemme ja ei jättänyt kiveä kääntämättä, kun he tulivat pyytämään lisätietoja.”
Kirjoita vahva ja mieleenpainuva loppuraportti, joka on vilpitön ja sydämellinen. Saatat haluta ilmaista aiheen uudelleen tai että aihe “asettaa palkin” kaikille tuleville työntekijöille. Tai voit liittää tämän sulkemispisteen avausilmoitukseenne - tässä tapauksessa, että aihe oli "kaikkein merkittävin" työntekijä.
Sulje kirje, jossa on vastaus kaikkiin kysymyksiin, joita kirjeen vastaanottajalla voi olla. Muista sisällyttää yhteystietosi.
Oikoluku ja muokkaa kirjettä, kunnes se on virheetön. Pidä kopio tietueistasi; sinua pyydetään kirjoittamaan tulevaisuudessa toinen merkkiviite.
vinkkejä
-
Tee jokainen sana ja määritä viittauskirje yhdelle sivulle.
