Yksi keksintö, jolla on suuri osa liiketoiminnassa, on tekstinkäsittelyohjelma. Alkuvaiheessa 1800-luvulla kirjoituskoneen muodossa käynnistetty tietokonepohjainen tekstinkäsittelyohjelmisto yhdistää tiedoston kaapin, kirjoituskoneen ja mustekynän. Lukemattomien ominaisuuksien ohella helppokäyttöisyys ja kohtuuhintaisuus tekevät siitä järkevän liiketoiminnan investoinnin.
Helpottaa luoda malleja
Toimistoasennuksessa yleisimmin käytetyt asiakirjat ovat usein yksilöllisiä yksilöllisten skenaarioiden mukaan. Tämä tehdään tyypillisesti luomalla malleja tekstinkäsittelyohjelmalla, kuten MS Word tai Pages.
Malli on asiakirja, joka on luotu lähtökohta tuleville asiakirjoille. Tietojen lisäämisen ja poistamisen joustavuuden lisäksi mallit tarjoavat käyttäjille mahdollisuuden muokata ja tulostaa useita kopioita tärkeistä liikekirjeistä, joissa kaikissa on eri keskeiset tiedot.
Helpottaa asiakirjojen tallentamista ja tallentamista
Tekstinkäsittelydokumenttien tarjoama "tallenna" tai "tallenna" -ominaisuus antaa käyttäjille mahdollisuuden antaa asiakirjoja mieleenpainuvia nimiä samassa tiedostopaikassa tai eri tiedostopaikoissa. Kun asiakirjat tallennetaan suojatulle tietokoneelle, asiakastiedot ovat suojattuja ja ne on helppo hakea milloin tahansa.
Avoimissa asiakirjoissa käytettävissä oleva salasanasuojaus estää tärkeiden asiakirjojen luvattoman muuttamisen. Tämä voi osoittautua hyödylliseksi, jos useat henkilöt luottavat näissä asiakirjoissa oleviin tietoihin työnsä suorittamiseksi (esim. Sairausvakuutuskorjausyritykset, jotka maksavat korvauksia lääkärin kanssa tehtyjen sopimusten mukaisesti).
Säästää aikaa ja ympäristöä
Kun tekstinkäsittelyohjelmiston ominaisuuksia käytetään hyvien organisatoristen taitojen yhteydessä, tämä säästää käyttäjien aikaa. Sen sijaan, että käytit aikaa lajitteluun ja etsitään väärin tai väärin asetettuja paperityötä, tietokoneen hakutoiminnon avulla tiedostojen etsiminen on helppoa.
Lisäksi tekstinkäsittely hyödyttää ympäristöä vähentämällä päivittäisten tehtävien suorittamiseen tarvittavaa paperityötä (esim. Arkistointi, kirjeiden lähettäminen, kokousten esityslistan lähettäminen). Lähettämällä asiakirjoja suojatulla sähköpostilla postikulut ja paperijätteet vähenevät merkittävästi.
