Tietokoneiden tulo on mullistanut monia toimialoja, ja toimistotyö ei ole poikkeus. Tietokoneet ovat auttaneet parantamaan toimistotyöntekijöiden tehokkuutta ja tarkkuutta tarjoamalla erilaisia ohjelmisto- ja viestintätoimintoja työtehtävien suorittamiseksi. Tietokoneet ovat nyt osa lähes jokaista toimistoa, ja useimmat työpaikat eivät nyt pysty toimimaan ilman tietokoneita.
viestintä
Sisäinen ja ulkoinen viestintä on paljon helpompaa, kun käytät sähköposteja ja sisäisiä viestintäjärjestelmiä tietokoneissa. Toimiston henkilökunta pystyy välittämään tietoa nopeasti ja tehokkaasti koko toimistossa, sillä useimmissa toimistoissa on hälytysjärjestelmä yksittäisissä tietokoneissa, kun viesti tai sähköposti on vastaanotettu. Internet parantaa myös viestintävaihtoehtoja, Skype ja muut sellaiset viestintä- ja viestintäohjelmat, jotka mahdollistavat helpon ja pienen kustannustason kansallisen tai kansainvälisen videoneuvottelun ja puhelun.
Tietovarasto
Tietokoneiden tietojen tallennus- ja hakukapasiteetti kasvaa ja kehittyy vain, kun tekniikka paranee. Tiedostot ovat helposti haettavissa hakutoiminnoilla, ja kiintolevyt voivat sisältää ennennäkemättömiä määriä tiedostoja ja tietoja. Toimistoissa, joissa on suuria tietokantoja, kuten hallituksia, hyväntekeväisyysjärjestöjä tai muita jäseniä edustavia järjestöjä, tämä tietojen tallennus- ja hakutoiminto tarjoaa vertaansa vailla olevia etuja perinteiseen paperitiedostojen säilytykseen verrattuna, kuten tiedonhakuun helppous ja nopeus, tietojen tallentamisen helppous ja asiakkaiden, jäsenten tai kansalaisten tietueisiin tehtyjen muutosten seuranta on helppoa.
verkostoituminen
Spam Laws -sivuston mukaan tiedostojen jakaminen on yksi tärkeimmistä eduista, joita tietokoneiden verkottamisessa on toimistoympäristössä. Office-verkostoituminen tai toimiston intranetin luominen tarkoittaa, että yhteinen tiedostojen tietokanta on kaikkien käyttäjien käytettävissä. Tämä koskee myös ohjelmistoja ja tietokoneiden hallintaa, mikä vähentää huomattavasti toimistojen kustannuksia, koska he voivat ostaa yhden verkottuvan ohjelmistotuotteen sen sijaan, että sen pitäisi ostaa useita kopioita yksittäisille tietokoneille. Verkottuminen tarjoaa myös yhteyden tulostimiin, faksilaitteisiin ja kopiokoneisiin.
tuottavuus
Toimistoympäristön tietokoneet parantavat merkittävästi tuottavuutta. Referenssiyrityksen Web-sivuston mukaan toimiston tietokoneet lisäävät tuottavuutta paitsi tekstinkäsittelyssä, tiedonhallinnassa ja tiedonsaannissa, myös tiedon luomisessa, kokoamisessa ja varastoinnissa. Aika, jonka useimmat toimistotyöntekijät käyttävät tietokoneessa, ovat kuitenkin aiheuttaneet useita toistuvia rasituksia terveydelle silmissä, ranteissa ja käsissä.
